almacenamiento y organización de los documentos digitales

Todo lo que debe saber sobre almacenamiento y organización de documentos digitales

En el actual panorama empresarial, donde la información fluye a velocidades nunca antes vistas, la gestión eficiente de documentos digitales es un factor crítico para el éxito de las organizaciones. Los desafíos asociados con el almacenamiento y organización de los documentos digitales impactan directamente en la productividad, la colaboración y la toma de decisiones estratégicas.

El constante flujo de información en formato digital que muchas empresas se enfrentan, incluye manejar volúmenes masivos de documentos, desde contratos vitales hasta informes cruciales.

Todo ello mientras se esfuerzan por garantizar la seguridad, el acceso rápido y la integridad de los datos. Esta demanda de un sistema de almacenamiento y organización efectivo es la clave para satisfacer las necesidades de un entorno de negocios en constante evolución.

A través de una combinación de tecnologías de vanguardia y enfoques estratégicos, existen soluciones personalizadas que optimizan la gestión de documentos digitales. Las cuales no solo abarcan el almacenamiento seguro y escalable en la nube, sino que también abordan la indexación inteligente, la clasificación intuitiva y la recuperación instantánea de documentos.

La optimización del almacenamiento y la organización de documentos digitales no solo es esencial en el mundo empresarial actual, sino que también puede ser una ventaja competitiva crucial. En este artículo mostraremos el camino hacia una gestión de documentos eficiente, permitiendo a las organizaciones maximizar su productividad, colaboración y toma de decisiones informadas en un entorno digital en constante cambio.

Siga leyendo, para que conozca sobre la importancia de la digitalización de documentos en justicia, sus beneficios y la forma en que mejora la eficiencia del sistema. 

La importancia de la digitalización y organización de documentos en justicia

El almacenamiento y organización de los documentos digitales en justicia es una práctica muy utilizada en el aspecto legal durante los últimos tiempos. Ocurre en Europa y también en países de América como Brasil y Bolivia.

Básicamente, la digitalización consiste en escanear un documento legal físico y convertirlo a un formato digital para que éste se encuentre disponible incluso a través del internet. Lo cual, se traduce en que usted puede acceder a un documento de carácter legal mediante una página o portal web designado por la institución para tal fin.

Además, el proceso de digitalización de documentos en justicia debe ir acompañado de un proceso de organización. Pues, de nada vale dedicar tiempo y recursos en la digitalización de documentos si después no se pueden encontrar o identificar los documentos digitalizados.

Por ello, el proceso de organización de documentos es parte fundamental de la digitalización. Y, este consiste en asignar una identificación especial a los documentos que se están escaneando.

El objetivo es que pueda identificarlos y acceder a ellos fácilmente. Es posible organizar por carpetas, asunto, fechas o incluso remitentes. Todo va a depender de la naturaleza del documento escaneado.

En tanto, la importancia de la digitalización y organización de documentos en justicia recae en el nivel de agilización y flexibilidad que le otorga al entorno legal de los países. Estas prácticas atienden a un proceso de migración al mundo digital e interconectado que apuesta por un Sistema Único para todo el Poder Judicial.

Beneficios de la gestión digital de documentos en el sistema judicial

La gestión digital de documentos trae muchos beneficios en el sistema judicial de un país, tanto en el entorno legal como en la tramitación asociada. . Veamos a continuación algunos de esos beneficios:

Acceso inmediato a la información y al sistema de justicia

Los trabajadores del sistema de justicia pueden acceder de forma inmediata a los documentos que han sido digitalizados. Esto trae como consecuencia cambios por la digitalización de los procesos, entre ellos la agilización de las actividades laborales, y la disminución del tiempo de espera de los usuarios.

De hecho, la creación de portales web hace que los propios interesados o usuarios externos auto gestionen sus diligencias en el sistema de justicia. La digitalización hace posible que todo esté al alcance de un clic.

De igual manera, acceder de forma instantánea a los documentos digitales, reduce el riesgo de burocracia en el sistema de justicia. Asimismo, promueve la transparencia y la confianza en las instituciones públicas y privadas. 

Automatización de procesos administrativos

Los procesos de firmas, sellos y datos personales pueden ser totalmente sustituidos por procesos automatizados, como firmas y sellos digitales. Por ello, el usuario puede tener casi de inmediato el documento que requiere, sin necesidad de aguardar varios días por proceso de firma. De hecho, estos procesos de firma, incluso pueden extenderse a más de dos semanas si la persona encargada de firmar no asiste al lugar de trabajo.

Según una encuesta aplicada por Softplan, en las instituciones de justicia que utilizan el SAJ (Solución Automatizada Judicial) puede disminuir hasta el 620% el tiempo de trámite y mejorar hasta un 90% la velocidad de procesamiento entre el reparto del caso y el primer acto del magistrado.

Disminución del uso de recursos

Al gestionar de forma digital los documentos en el sistema judicial, también se disminuyen los gastos asociados con la impresión de documentos. Como, por ejemplo, la compra de impresoras, adquisición de tinta y hojas blancas.

De hecho, según estimaciones del Consejo Nacional de Justicia de Brasil, para los 20 millones nuevos procesos que se abren en Brasil cada año, se necesitarían 46 mil toneladas de papel, equivalentes a la tala de 690 mil árboles y al uso de 1,5 millones de metros cúbicos de agua.

No cabe duda de que la gestión digital de documentos en el sistema judicial representa un ahorro significativo de recursos físicos y monetarios. Además, contribuye a la conservación del medio ambiente y al buen uso de los recursos naturales. Los recursos que se ahorran, pueden invertirse en mejorar la calidad de servicio que ofrece el sistema judicial a la población en general. 

Ahorro de espacio físico y mobiliario 

Cuando los documentos en el sistema judicial se gestionan de forma digital, no es necesario destinar espacio físico ni mobiliario para su almacenamiento. Por ello, las habitaciones u oficinas que permanecían con montones de papel archivado, pueden estar libres para desarrollar otro tipo de actividades.

Además, se reduce el riesgo de que se dañe un documento físico o de que se extravíe en el gran montón de documentos archivados.

Ahora, lo que sí es necesario es la inversión en tecnología para facilitar la gestión digital de documentos. Y no nos referimos únicamente al uso de computadora y escáner, sino también de software de automatización y gestión digital. La conexión a internet y dispositivos con buen procesador y gran capacidad de almacenamiento también son necesarios para una gestión digital de documentos exitosa. 

Transparencia y acceso a la justicia

La gestión digital de los documentos en el sistema de justicia, promueve el control de los procesos que desarrollan las instituciones. Así, es posible monitorear cada actividad para poder agilizar los tiempos de trámite y atención al cliente

Por lo tanto, se hace más sencillo que las personas puedan acceder al sistema de justicia. Y, monitorear el estado de sus trámites legales. Los ciudadanos también pueden acceder a las plataformas digitales para obtener información oficial y actualizada sobre los recaudos necesarios para sus gestiones. Así, se elimina la burocracia y el cobro de comisiones.

De hecho, la existencia de plataformas tecnológicas robustas e interactivas que resguarden los datos de las personas también promueve la transparencia y la rendición de cuentas. Por ello, los ciudadanos pueden tener un mayor nivel de confianza en el sistema de justicia. 

¿Cómo la tecnología digital mejora la eficiencia en el sistema de justicia?

El uso de la tecnología digital mejora de forma considerable la eficiencia en el sistema de justicia. Y, cuando decimos eficiencia, nos referimos a la capacidad de la institución para desarrollar de forma adecuada sus funciones. En tanto, la tecnología digital agiliza y facilita el desarrollo de múltiples tareas en las instituciones, desde la atención al usuario hasta los procesos de firma y sellado de documentos.

Veamos a continuación una lista de aspectos en los que la tecnología digital mejora la eficiencia en el sistema de justicia:

Posibilidades de autogestión

Los usuarios interesados que necesiten realizar trámites en el sistema de justicia, pueden utilizar la tecnología digital para acceder a sitios web oficiales. Donde pueden gestionar citas, documentos, consultar pagos e incluso conocer las excepciones procesales que le puedan beneficiar. Así, la tecnología digital se considera un puente entre el sistema de justicia y la ciudadanía. 

Inmediatez y almacenamiento

Tanto los abogados y jueces, como los trabajadores del sistema de justicia y la ciudadanía en general, pueden acceder de forma inmediata a la documentación digitalizada o almacenada en la nube. En el caso de los abogados, jueces o fiscales, pueden acceder a bases de datos jurídicas, expedientes y casos por resolver. Incluso, pueden optar por celebrar audiencias online. Por su parte, los ciudadanos pueden ingresar a la plataforma web para monitorear el estatus de sus requerimientos.

Acceso a la justicia y rendición de cuentas

La disponibilidad de los sitios web del sistema de justicia durante las 24 horas del día y al menos 5 días a la semana, agiliza la realización de trámites para la ciudadanía. Y, sobre todo aumenta la capacidad de acceso a la justicia.

También disminuye los costos que debe asumir un ciudadano para realizar un trámite legal, como por ejemplo transporte, hospedaje, alimentación y hasta comisiones innecesarias.

Es importante mencionar que la automatización y digitalización del sistema de justicia ocurre gracias a la tecnología. Y, hace que los usuarios tengan mayor confianza en las propias instituciones legales. Tanto en la transparencia de sus procesos, como en las actividades de rendición de cuentas.

No cabe duda de que la tecnología ha tenido un impacto importante y positivo en el sistema de justicia. No sólo aumenta las posibilidades de acceso a la justicia y agiliza los trámites legales. Sino que también mejora la productividad de los trabajadores del entorno judicial.

PAra conocer algo más sobre elimpacto de la digitalización de documentos y de la tecnología en el sistema de justicia, le invitamos a visitar el siguiente enlace, en donde podrá conocer indicadores y datos de nuestra Solución Automatizada de Justicia (SAJ).