Automatización de procesos en una institución judicial: Aprenda a lograrlo con estos 6 pasos

La automatización de procesos puede significar un conjunto de cuestiones positivas para las empresas legales e Instituciones de Justicia. Desde flujos de trabajos optimizados y más rápidos, hasta la reducción de costes innecesarios.

Conozca más sobre este concepto leyendo este contenido hasta el final.

¿Qué es la automatización de procesos jurídicos?

La automatización de procesos jurídicos es el uso de software para automatizar las tareas manuales o rutinarias que los abogados realizan en el ejercicio de su función.

El papel del abogado puede verse como una mezcla de asesoramiento, aplicando su conocimiento y juicio a un escenario determinado, y de proceso, asumiendo las tareas rutinarias (a menudo relacionadas con el papeleo) que son necesarias para cumplir con los requisitos legales de una manera sólida y compatible.

La automatización legal está dirigida principalmente a la parte procesal del trabajo de este profesional.

En este sentido, este tipo de tecnologías existen para liberar su tiempo del trabajo de proceso de bajo valor y permitirles concentrarse en tareas más importantes. Esto significa diferentes cosas en diferentes escenarios:

• para los abogados de los bufetes, automatizar el proceso de revisión de documentos requerido para la diligencia debida, para evitar que los asociados tengan que buscar manualmente en los correos electrónicos.
• para los abogados internos, automatizar la creación de contratos de rutina mediante el uso de un flujo de trabajo automatizado con plantillas de contrato.

Si bien la automatización de procesos no es nueva, en el contexto de una profesión legal prácticamente sin cambios desde la llegada del correo electrónico y el procesamiento de textos, la adopción de soluciones de este tipo aún se trata de algo nuevo.

No obstante, esta implementación en el sector se está llevando a cabo satisfactoriamente, incluso en Tribunales.

Un claro ejemplo de esto es el Tribunal de Sao Paulo, uno de los más grandes del mundo en cantidad de casos, que ha adoptado el software de gestión y automatización judicial del SAJ, lo que ha conllevado una disminución de hasta el 620% la duración de los procesos judiciales.

Importancia de la automatización de procesos

Las empresas del sector legal pueden automatizar sus procesos con la tecnología actual de los softwares de automatización judicial. Esto le da la ventaja de brindar mayor accesibilidad a las personas, mejorar la gestión documental de casos e, incluso, atraer nuevos negocios de manera más eficiente.

Con la automatización de procesos y la tecnología en el ámbito jurídico, no se está eliminando el elemento humano de la práctica. Por el contrario, dedica menos tiempo a tareas repetitivas y de gran volumen que requieren mucho tiempo y, así, dedicará esas horas sagradas que está ganando a áreas que requieren sus habilidades y experiencia.

Aquí hay algunas razones por las que la automatización es importante y cómo la orientación de los procesos rutinarios del bufete de abogados beneficiará a su organización:

• elimina la posibilidad de errores humanos relacionados con la entrada de datos duplicados;
• crea una mejor experiencia de las personas cuando los procesos con los que interactúan directamente son automáticos o de autoservicio (como completar formularios);
• aumenta la satisfacción del equipo de legales porque pueden dedicar más tiempo al trabajo facturable y otras actividades generadoras de ingresos;
• mejora la comunicación y la transparencia entre el personal, los ciudadanos y demás Instituciones de Justicia;
• disminuye los costos generales de dotación de personal y otras tarifas asociadas como, por ejemplo, la reducción del uso del papel.
• si es una empresa independiente o pequeña, la automatización nivela el campo de juego al permitirle mantenerse competitivo con un presupuesto más pequeño, en otras palabras, podrá hacer más con menos.

6 ventajas de la automatización de procesos en una empresa del sector legal

Las plataformas digitales basadas en la nube no deben subestimarse; aquí hay algunos beneficios prácticos de la automatización de procesos que pueden ayudar a su empresa jurídica a escalar la productividad, sin subir los gastos generales:

1. Haga más en menos tiempo

En lo alto de la lista de beneficios de la automatización en el mundo real, se encuentra la productividad. Los equipos legales pasan mucho menos tiempo preparando y organizando documentos cuando pueden hacer clic en algunos botones y hacer que los datos se completen automáticamente en una plantilla creada previamente.

Esto abre más tiempo para tareas facturables y, por lo tanto, mejora la rentabilidad. Esto es particularmente importante si su institución enfrenta presiones para hacer más con menos recursos.

2. Obtenga una ventaja competitiva

Para las empresas de este ámbito, la automatización de documentos puede ser una poderosa herramienta no solo para las funciones internas, también de marketing o de buena imagen para los ciudadanos.

Las personas quieren acceder a Instituciones de Justicia y ver que estén utilizando tecnología innovadora para trabajar para ellos de la manera más eficiente posible.

La confianza de los ciudadanos y, por lo tanto, las referencias, aumentarán una vez que entiendan cómo su empresa brinda un servicio de calidad, con una velocidad confiable.

3. Ahorro de dinero en la creación y procesamiento de documentos

La reducción de costos es una de las principales razones por las que las instituciones adoran la automatización.

No tiene que contratar asistentes legales adicionales para trabajar con montones de documentos. Con la automatización de procesos, ahorrará dinero en suministros: no más viajes a la tienda para comprar papel, archivos, carpetas, sujetapapeles, grapas, etcétera.

Al disminuir los costes innecesarios, puede invertir en otras áreas de la firma que necesitan eso.

4. Mejorar la calidad y precisión de los documentos

Copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra simplemente no es suficiente. Esto a menudo da como resultado errores tipográficos y que incluso los correctores de pruebas más cuidadosos pueden pasar por alto, y esto tiene un gran impacto en el cumplimiento y el riesgo.

La automatización de procesos permite que la documentación se complete de manera inmediata con información clave, eliminando los procesos manuales que contribuyen a los errores de datos.

5. Ser más receptivo a los ciudadanos

Otro beneficio importante de la automatización de procesos es la capacidad de dar a las personas las respuestas que necesitan rápidamente.

Cuando está preparando documentos para un ciudadano, puede entregarlos en una fracción del tiempo que le hubiera llevado con métodos manuales. Una respuesta más rápida y relevante significa personas más felices y un crecimiento más acelerado.

6. Estandarizar el formato y el contenido de los documentos

Al crear plantillas de documentos y completar la información en los campos apropiados, los equipos legales pueden estandarizar fácilmente la documentación para mejorar la consistencia y la eficiencia.

Las reglas comerciales y el lenguaje aprobado se almacenan en ateniense y los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a ellos. Esto mantiene a todos en la misma página y garantiza que todos trabajen desde la misma biblioteca de documentos.

La automatización libera tiempo para los profesionales legales para tareas en las que su experiencia es más valiosa, como desarrollar estrategias, brindar asesoramiento o completar tareas facturables —en el caso de bufetes de abogados—.

Al eliminar los procesos manuales que se encuentran en las hojas de cálculo y el software legal obsoleto, los equipos pueden hacer más en menos tiempo. Esto permite a los bufetes de abogados escalar su productividad, sin escalar sus gastos generales.

Pasos para la automatización de procesos en una Institución Judicial

La automatización de las empresas legales puede parecer un escenario más fácil de decir que de hacer, pero con los pasos correctos en su lugar, la transición puede ser mucho más fácil de lo que se piensa.

Aquí hay seis pasos a considerar al agregar nuevas tecnologías de automatización de procesos en sus procesos diarios.

I. Elija qué automatizar

La clave es comenzar con una cosa a la vez. Y en particular, comience con una cosa que no le guste.

Ahora, piense en todas las tareas que si no tuviera que hacer, sería mucho más productivo.

II. Evalúa el valor de cada tarea

Ha creado una lista de todas las cosas que no son imprescindibles para la constante gestión.

El siguiente paso es decidir cuáles actividades son buenas candidatas para la automatización:

• ¿Toma mucho tiempo hacerla?
• ¿Es repetitiva o tediosa?
• ¿O es una tarea necesaria pero no facturable?
• Quizás lo más importante, ¿es sensible al tiempo?

III. Crea un plan

Si determina que hay numerosas tareas que su Institución Judicial podría beneficiarse de la automatización de procesos, cree un plan de acción para que pueda abordar los cambios uno por uno.

También deberá priorizar la implementación como parte de su día a día sin poner en peligro la experiencia de los funcionarios y los ciudadanos.

IV. Herramientas de automatización de la investigación

Una vez que haya priorizado qué procesos automatizar, realice una investigación para encontrar la mejor solución que se adapte a sus necesidades, según su cronograma y presupuesto de implementación.

V. Desarrollar un plan de gestión del cambio

El cambio tecnológico puede ser incómodo e intimidante para su personal, así que asegúrese de que conozcan el plan y tengan la capacitación adecuada para facilitar la transición. Siempre es mejor comunicar el cambio temprano.

VI. Revisar e iterar

Aunque parte de las ventajas de implementar la automatización es que puede «configurarlo y olvidarlo», siempre habrá una ventaja en reevaluar periódicamente sus procesos con el tiempo.

Hay muchas oportunidades para las personalizaciones utilizando herramientas de automatización, y cada proveedor ofrecerá sus propias características únicas, por lo que nunca debe ser complaciente con su tecnología.

Además, solicitar regularmente comentarios a sus funcionarios y un feedback de las personas atendidas, lo ayudará a descubrir valiosas oportunidades de mejora y mayores ahorros en los gastos generales.

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