Contratos y firmas electrónicas: ¿Es legal esta solución en Tribunales?

Los contratos y firmas electrónicas en México han tenido un camino de aceptación exitoso. Desde que el uso de esta tecnología para prestar consentimiento está regulado por las enmiendas de 2000 y 2003 al Código Civil y de Comercio, le dio validez al mismo nivel que las firmas manuscritas.

En paralelo, el uso de firmas digitales también está siendo empleado en las Instituciones de Justicia debido a su validez como medio probatorio en juicio. Mientras que, a la vez, son utilizadas en sistemas de gestión y automatización judicial para agilizar los procesos desde una solución habilitada para la Justicia Digital.

Siga leyendo, aquí encontrará un resumen de la legalidad de la firma electrónica en México, cómo puede ser firmado un contrato electrónico y su relevancia para los Tribunales.

Resumen de legalidad de la firma electrónica

En México los cuerpos normativos que regulan el uso y manejo de las firmas electrónicas y sus aspectos más relevantes, están tipificados principalmente en las siguientes leyes:

• Código Civil Federal.
• Código Federal de Comercio.
• Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Además, todas las normas en materia de comercio, y específicamente las firmas electrónicas en el país, son de jurisdicción federal.

Tipos de firmas electrónicas

En general, una “firma electrónica” contiene en su funcionamiento información digital incluida en un mensaje de datos, adjunto o mediante una asociación lógica al mismo.

Esto mediante cualquier tipo de tecnología que sirva para la identificación del firmante, los datos a demostrar y la propiedad efectiva de los mismos. Son considerados, con los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita, lo que las hace plenamente admisible como prueba en juicio.

En este sentido, el “mensaje de datos” se puede definir como los datos que son creados, remitidos, recibidos o almacenados por medios ópticos, digitales o con el uso de cualquier otra clase de innovación tecnológica.

La ley mexicana reconoce una firma electrónica estándar y otra como “avanzada”, si además cumple con los siguientes requisitos:

• Si los datos de creación de la firma, dentro del contexto en que se utiliza la misma, corresponden exclusivamente al firmante.
• Si los datos de creación de la firma estuvieran, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante.
• Si es posible identificar que alguna alteración a la firma electrónica (evidente de manipulación), ocurrió con posterioridad al momento de la firma.
• Con respecto a la integridad de un mensaje de datos, es posible identificar cualquier alteración a la firma electrónica (tamper-evidente) ocurrida con posterioridad al momento de la firma.
• Posee un certificado digital aplicado por un proveedor de servicios de certificación aprobado por el gobierno.

Cuando la ley aplicable exija que un documento conste por escrito, el mensaje de datos que contenga la información deberá reunir los siguientes requisitos para ser exigible:

• Debe mantenerse íntegramente en su versión original.
• Deberá conservarse íntegramente y mantenerse disponible para su posterior consulta.
• La firma electrónica debe atribuirse a los firmantes.

De conformidad con el Código Civil y Código de Comercio de México, la firma electrónica es válida para expresar el consentimiento y/o acuerdo en cualquier acto jurídico (entre particulares) en cuanto a la forma o figura que tendrá la firma electrónica.

Importancia de la firma electrónica en Tribunales

La firma electrónica es una solución que eficienta el flujo de trabajo en las instituciones y, además, esta aplicación en la homologación de acuerdos puede ser objeto de prueba de juicio en Tribunales.

El artículo 89 del Código de Comercio, establece lo siguiente:

Artículo 89 — Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.

Asimismo, se puede verificar que la validez jurídica de los mensajes de datos también está regulada en el cuerpo normativo, donde el artículo 89 bis de la misma ley, señala:

Artículo 89 bis — No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos. Por tanto, dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre y cuando los mensajes de datos se ajusten a las disposiciones de este Código y a los lineamientos normativos correspondientes.

Por otro lado, también está la Ley de Firma Electrónica Avanzada, en su artículo 7 válida su utilización y legalidad en México y, según el mencionado cuerpo normativo, cualquier documento que haya sido creado digitalmente o mensaje de datos, podrá usar este tipo de firma electrónica.

Entonces, ¿qué se puede entender de ambos artículos?

Observando el contenido del artículo 89 y el 89 bis., se puede destacar que, al existir evidencias electrónicas que son probadas por una solución digital, que facilite la identificación de las partes de un contrato y que estos sujetos prestan su consentimiento y aceptan el contenido del acuerdo; se puede garantizar la validez jurídica de la firma electrónica en México y puede ser admisible como prueba en juicio.

Si una persona usa una firma electrónica, ¿todas las partes deben hacerlo por igual?

Si una de las partes ha utilizado una firma electrónica, las otras partes del contrato no necesariamente tienen que hacerlo, para esto debe existir consentimiento expreso de cada una de las personas intervinientes.

Sin embargo, se puede incluir una cláusula que diga que todas las partes deben firmar el contrato electrónicamente como requisito para la formación del acuerdo, en cuyo caso todas las partes deberán hacerlo.

Por lo general, se incluye un requisito para que todas las partes firmen electrónicamente un contrato cuando este exige la firma digital como un medio de mayor seguridad de datos y seguimiento de auditoría.

¿Se pueden utilizar firmas electrónicas para diferentes tipos de contratos?

Las firmas electrónicas se pueden utilizar para muchos tipos diferentes de contratos, desde acuerdos de compra y venta hasta términos de acuerdos comerciales y de distribución. Aunque las firmas electrónicas se pueden utilizar para una gran cantidad de contratos, se destaca que:

• Si el contrato es con una parte en otra jurisdicción o si el contrato dice que una disputa contractual se resolverá en la jurisdicción de un tercero, vale la pena verificar dos veces para asegurarse de que el uso de una firma electrónica creará un contrato vinculante en la jurisdicción pertinente.
• Si es necesario registrar el contrato con un tercero, como un organismo comercial o una autoridad pública, es mejor averiguar si la organización de terceros aceptará firmas electrónicas y si tiene requisitos específicos, como el uso de una firma digital.

Elección de proveedores de firmas digitales utilizando un proceso de firma electrónica calificado

Es prudente ser cauteloso con la elección del proveedor de firmas digitales porque algunos tipos tienen más peso probatorio si hay una disputa sobre la formación del contrato.

Los proveedores de servicios digitales que ofrecen firma electrónica cualificada o avanzada son la solución de firma electrónica preferida, ya que es la forma más segura de este tipo de soluciones en México, debido a que cuenta con las características clave que deben poseer:

• Autenticidad.
• Integridad.
• No repudio.
• Neutralidad.
• Confidencialidad.
• Funcionalidad.

Todo esto respaldado por una pista de auditoría digital y registros de quién firmó el documento y el correo electrónico y la dirección IP del firmante. La pista de auditoría es admisible en procedimientos judiciales y proporciona un peso probatorio significativo para probar la autenticidad de un documento contractual en disputa.

Puntos prácticos a tener en cuenta con la firma electrónica

Los contratos y firmas electrónicas vienen en muchas formas diferentes, por lo que estos son los puntos clave para proteger a las instituciones sobre su uso:

• Capacitación: garantizar que los funcionarios entiendan que una firma electrónica puede ser algo tan simple como un pie de página de correo electrónico y que los contratos se pueden formalizar mediante el intercambio de correos electrónicos si se cumplen los elementos contractuales necesarios.
• Procesos: establecer sistemas y políticas para asegurar que los acuerdos no se celebren ni modifiquen a menos que haya una clara intención de contratar y el organismo tenga la autoridad para hacerlo.
• Verificación: si se va a utilizar una firma electrónica, es necesaria una política de verificación de que este instrumento es apropiado para el contrato en particular.
• Revisión de contratos: al momento de verificar los contratos y firmas electrónicas como parte de la gestión del ciclo de vida del acuerdo, es necesario chequear las disposiciones de este respecto a la firma digital y, si de ser necesario, hay que garantizar de que las disposiciones se refieran al tipo preferido de firma electrónica.

Para finalizar

Los contratos y firmas electrónicas son instrumentos jurídicos que actualmente se complementan, la solución tecnológica ofrece una mayor seguridad, rapidez y economía al momento de concretar acuerdos.

Esta innovación en firma digital es aplicada a los sistemas de gestión judicial para reforzar la ciberseguridad de los actos de todos los integrantes del Ecosistema de Justicia Integral.

Conozca más sobre nuestra solución SAJ, y comience a gozar de los beneficios de la digitalización de los flujos de trabajo en Tribunales.