Firma electrónica y su influencia dentro de procesos judiciales

La firma electrónica es una tecnología que surgió de la necesidad de recopilar el consentimiento de una manera más eficiente y digital.

Sin duda, estamos frente a una tecnología que resulta segura, rápida y que puede ser utilizada tanto para agilizar el flujo de trabajo de los Tribunales como para ser incorporada como medio probatorio en un Juicio.

Siga leyendo, abajo le tenemos preparado todo lo que necesita saber sobre este tema.

¿Qué es una firma electrónica y cómo impacta en el Poder Judicial?

Una Firma Electrónica (FE) es, al igual que una firma tradicional con lápiz y papel, una demostración legalmente vinculante del acuerdo de todas las partes intervinientes con el contenido de un contrato, formulario o documento. Pero ahí es donde terminan las similitudes.

Las FE son una herramienta digital utilizada en todo tipo de industrias para finiquitar acuerdos, homologar contratos y, en términos generales, es el medio por excelencia en la actualidad para prestar consentimiento de manera rápida, segura y desde cualquier lugar con el uso de dispositivos móviles.

Las firmas manuscritas requieren la preparación de formularios, su impresión y la firma física de una persona. En muchos casos, implica actividades como el envío de documentos por correo o fax, o requiere visitas personales a un lugar para llevarlas a cabo.

El problema es que en el mundo cada vez más digital de hoy en día, ya no es aceptable que las empresas molesten a las personas y les exijan que hagan todo lo posible para realizar una transacción simple, como firmar un papel. Las firmas tradicionales ya no son suficientes para las empresas donde cada vez se prioriza más la eficiencia.

¿Cómo impactan las Firmas Electrónicas en el Poder Judicial?

Esta solución ha sido implementada en diversos organismos e instituciones, incluyendo el Poder Judicial donde, con un sistema de gestión judicial, han podido optimizar los flujos de trabajo internos y lograr homologaciones de acuerdos con todos los integrantes del Ecosistema de Justicia Integrado.

Un claro ejemplo de esto es el SAJ, un software de gestión y automatización judicial que cuenta con las firmas electrónicas para eficientar los procesos en los Tribunales.

Esto no solo es una cuestión de mayor accesibilidad para la sociedad, también representa otra capa de seguridad y rapidez al proceso de Justicia Digital que es llevado a cabo.

Las firmas electrónicas permiten ahorrar tiempo valioso perdido en la impresión, el envío y la espera para recibir documentos firmados. Los ciudadanos, abogados y funcionarios pueden dar su consentimiento fácilmente con solo deslizar un dedo o escribir una firma, e incluso capturar legalmente una firma electrónica en un dispositivo móvil.

En efecto, estas herramientas deben cumplir con algunos principios básicos para que se consideren legalmente válidas, por lo que se requiere:

• Demostrar que los firmantes son quienes dicen ser (los medios de verificación de identidad pueden diferir de una empresa a otra).
• Se capturan las intenciones de firmar de las partes interesadas.
• La autenticidad de las firmas se puede verificar de forma independiente (por ejemplo, a través de un registro en papel digital, sello de tiempo o dirección IP)

Al cumplir con los criterios anteriores, las firmas electrónicas sirven como una forma legalmente vinculante de obtener el consentimiento del sujeto sin papeleo físico torpe.

No obstante, existen apartados legales específicos para que la FE tenga validez en actos jurídicos.

Legalidad de la firma electrónica en México

En México, existen varias legislaciones que han promovido la regulación sobre las firmas electrónicas. Una de ellas es la Ley de Firma Electrónica Avanzada, la cual determina el alcance, uso y validez de esta herramienta digital en el territorio mexicano.

En su artículo 7, establece que todo documento que haya sido creado digitalmente o por mensaje de datos, puede usar esta categoría de modo de consentimiento.

Consentimiento directo o indirecto

También conocido como consentimiento expreso o tácito, este fue uno de los conceptos que el Código Civil Federal reformó en 2019.

En su reformado artículo 1803, se establece que el consentimiento expreso se genera cuando una parte manifiesta su voluntad ya sea de modo verbal, escrito o vía electrónica, óptica o cualquier otra herramienta digital tecnológica, o por signos inequívocos.

Lo impresionante de todo esto es que este cuerpo normativo fue reformado hace 20 años, y ya estaba contemplando la adopción de soluciones tecnológicas como un medio de manifestación de consentimiento inequívoco.

No solo se puede emplear esta vía para la firma de contratos, notificaciones comerciales, aprobación de cotizaciones o anuncios de cambio de condiciones de uso y término. También es una opción totalmente válida y legal para emitir decisiones judiciales. Justo acá pasamos a nuestro próximo punto.

Los datos contenidos en este medio son admisibles como prueba en juicio

Ahora bien, ¿cuál es el alcance de las firmas electrónicas en el Poder Judicial?

Según el Código de Comercio, en su artículo 89, establece que todos los datos en forma electrónica que sean consignados en un mensaje de datos, donde se pueda identificar al firmante, y señalar que este aprueba la información dentro de este, produce los mismos efectos que la firma manuscrita, por lo que también es admisible en juicio.

Si esto lo viéramos de forma matemática, la ecuación sería más que sencilla:

Firma electrónica = firma autógrafa.

Siguiendo, en su artículo 89 bis, también establece que no van a negarse los efectos legales, validez o fuerza de obligación a cualquier clase de documentación por el único motivo que esté contenido en un mensaje de datos.

Y, continúa: los mensajes contenidos en medios digitales pueden ser usados como medio probatorio y tienen el mismo efecto jurídico que una documentación impresa.

¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas funcionan mediante el uso de un sistema de firma digital, mediante la utilización de una infraestructura de clave pública (PKI).

Una PKI es un sistema que permite la gestión segura de firmas digitales electrónicas mediante la creación de un par de claves: una clave privada y una clave pública.

La clave privada, como su nombre indica, no es visible para los demás y solo la utiliza el firmante del documento, y la clave pública se comparte con cualquier persona que necesite validar la autenticidad de la firma electrónica.

PKI también garantiza que se cumplan los requisitos adicionales, como la autoridad certificadora (CA), que se rige por organizaciones encargadas de mantener la integridad de la seguridad clave.

Cuando un signatario proporciona una firma electrónica, se crea un hash criptográfico para el formulario o documento, que sirve como huella digital única.

La clave privada del remitente luego toma el hash criptográfico y lo encripta, luego lo almacena en una caja HSM segura. Se agrega al documento y se envía al destinatario con la clave pública del remitente.

Utilizando el certificado de clave pública del remitente, el destinatario puede descifrar el hash cifrado. Por parte del destinatario, se genera un nuevo hash criptográfico. Los dos hash se comparan para validar la autenticidad y demostrar que no se ha producido ninguna manipulación.

Si bien todas las firmas electrónicas (o firmas mecanografiadas) son invariablemente un paso adelante de las firmas húmedas tradicionales, algunas brindan mayor valor que otras.

Las soluciones de firma electrónica más efectivas colocan a los teléfonos inteligentes en el centro de la transacción, ya que son el único medio al que casi todas las personas tienen acceso, donde sea que estén.

Estas soluciones de firma electrónica funcionan enviando a los usuarios un enlace de mensaje de texto (o correo electrónico) a un entorno móvil. Estos son los pasos para completar la mayoría de las firmas electrónicas:

• Proporcionar a los firmantes acceso a los documentos.
• Autenticar las identidades de los firmantes.
• Presentar documentos mientras se cumplen los requisitos de cumplimiento (HIPAA, TILA, etcétera).
• Capturar datos de los participantes y/o cargar documentos al momento de la firma (si corresponde).
• Opcionalmente, vuelva a verificar la identidad del firmante en el momento de la firma.
• Establecer la intención y capturar el consentimiento a través del acto de firma electrónica.
• Proporcionar la capacidad de insertar documentos adicionales en la transacción (de corresponder).
• Entregar los documentos finales firmados electrónicamente a todas las partes.

¿Cómo una institución legal puede adoptar esta solución?

Llegado hasta este punto, se estará preguntando: ¿cómo es la mejor forma para adoptar esta solución en una Institución Jurídica? Claro, y es una duda razonable.

La mejor forma es hacerlo mediante un software que tenga integrada la solución, donde pueda homologar acuerdos en cualquier momento y lugar, y que se actualice en tiempo real para todas las partes interesadas.

En este sentido, el SAJ es una solución ideal que integra todo el Ecosistema de Justicia Integral: abogados públicos, privados, Ministerio Público, Tribunales y ciudadanos.

Es decir, cualquier sujeto interesado en una causa o que requiera realizar alguna acción con cualquier otro integrante de este ecosistema judicial, puede hacerlo directamente desde la plataforma y no necesitará acudir presencialmente para observar, revisar y firmar los documentos.

Ya que conoce más sobre este tema, ¿qué le parece explorar cómo ha sido la transformación digital en todo el ámbito judicial? Es una información que no se puede dejar pasar.