Invertir en tecnología de automatización: ¿Por qué es necesario en las Instituciones de Justicia?

Las legaltechs representan un canal de alivio innovador para las Instituciones de Justicia que tengan planes de eficientar sus flujos de trabajo y tengan la necesidad de hacer más, con menos.

En este sentido, invertir en tecnología con funcionalidades de automatización para mejorar el acceso a la Justicia de los ciudadanos, optimizar los tiempos de gestión, reducir los costos y ser más amables con el medioambiente, es un punto en la agenda para las organizaciones que quieran mantenerse efectivos al servicio de la sociedad.

Tecnología Jurídica: La rama principal de la automatización judicial

La tecnología legal o «legaltech» es un tipo de innovación que, como su nombre lo indica, brinda servicios legales y apoya a la industria jurídica.

La mayor parte de este concepto generalmente está diseñada para ayudar a las Instituciones de Justicia a practicar leyes de manera más eficiente, como poder firmar documentos con firmas electrónicas en lugar de tener que imprimir y firmar todo a mano o revisar expedientes digitales desde una plataforma única en todo lugar, y desde cualquier dispositivo con Internet.

¿Por qué es importante la tecnología jurídica?

La tecnología legal beneficia a todos los que participan en el Ecosistema de Justicia Integrado, desde abogados hasta jueces y a la sociedad. Especialmente cuando está integrado de tal manera que admite un mayor sistema operativo legal.

En definitiva, las legaltechs son una parte importante para buscar una sana y correcta administración de Justicia de manera más eficiente. Gracias a la capacidad de almacenar y acceder a los documentos sobre la marcha, los funcionarios podrán obtener en todo momento a la información judicial relevante de cada caso, por lo que agilizaría la gestión jurídica y haría más eficiente el acceso a una mayor cantidad de personas a los sistemas judiciales.

¿Por qué son relevantes para las Instituciones de Justicia?

Las conferencias virtuales y el teletrabajo no solo se han normalizado entre las Instituciones de Justicia, sino también como una forma efectiva para que un juez lleve a cabo la corte.

De hecho, los Tribunales han descubierto que llevar a cabo los procedimientos virtualmente ha generado muchas eficiencias, un ejemplo es la eliminación de las barreras de disponibilidad para que expertos como detectives, fiscales y testigos comparezcan ante el Tribunal.

También facilita la comparecencia de los litigantes desfavorecidos, aumentando las tasas de comparecencia y disminuyendo las tasas de falta de comparecencia.

Para la perspectiva del ciudadano

Por último, del lado de la sociedad, la tecnología legal ha hecho que encontrar, evaluar y asistir a los órganos de impartición de Justicia sea mucho más fácil.

Asimismo, este tipo de soluciones ha logrado la reducción del 620% del tiempo que conllevan los trámites, de igual modo el optimizar hasta un 90% la rapidez del procesamiento entre el reparto del caso y el primer acto del Magistrado.

Gracias al apoyo de innovaciones judiciales especializadas como, por ejemplo, la solución SAJ, la administración de Justicia actúa necesariamente de acuerdo con las legislaciones nacionales, enfocados en garantizar un servicio judicial de calidad a los ciudadanos.

En paralelo, la Justicia Digital y la tecnología de automatización de procesos, que fueron estimuladas en gran medida por la pandemia del Covid-19, impulsó aún más el desempeño de las Instituciones de Justicia totalmente informatizadas debido a que facilitaron las vías más prácticas y efectivas para poder trabajar en remoto a pesar de la crisis sanitaria.

Tecnología de automatización legal: ¿Qué es?

La automatización legal es el uso de software para automatizar las tareas manuales o rutinarias que las Instituciones de Justicia y sus funcionarios realizan en el ejercicio de su función. Por lo tanto, es una funcionalidad dentro de una herramienta digital de gestión judicial está dirigida principalmente a la parte procesal del trabajo de la industria legal.

Esta función, respaldada por la Inteligencia Artificial (IA), existe para liberar el tiempo de todo el Ecosistema de Justicia Integrado respecto al trabajo de proceso de bajo valor y permitirles concentrarse en tareas más importantes.

Décadas atrás, la absorción de nuevas tecnologías que permiten mejorar la prestación de servicios judiciales era una necesidad de urgencia, por lo que la inversión en tecnología de este tipo pasa por varios puntos:

• Eliminar el uso intensivo del papel.
• Hacer notificaciones electrónicas automáticas.
• Posibilitar el teletrabajo.
• Realización de audiencias en línea.
• Generación automática de estadísticas.
• Uso del procesamiento computacional para la toma de decisiones.

5 tipos principales de tecnologías de automatización jurídica

Las categorías de trabajo que han sido abordadas por el software legal en los últimos años incluyen, entre otras:

1. Firma electrónica de contratos

El advenimiento de la firma electrónica segura y universalmente reconocida ha llevado a acuerdos digitales omnipresentes, muchos de los cuales pueden automatizarse.

2. Automatización de contratos

Los acuerdos judiciales de baja complejidad están maduros para la automatización, con equipos legales reducidos que con frecuencia eligen implementar flujos de trabajo de automatización de contratos.

3. Revisión del contrato

Las Instituciones de Justicia que están atascadas con miles de contratos en PDF o Word, que contienen datos no estructurados, a menudo recurren a los proveedores de revisión de contratos de IA para averiguar qué hay en sus contratos.

4. Flujos de trabajo automatizados

Las legaltechs desarrolladoras de soluciones de automatización ayudan a las Instituciones de Justicia a unir varios procesos manuales para ayudar a que los flujos de trabajo comunes sean escalables.

Un claro ejemplo es la admisión y clasificación de nuevas consultas, lo que ayuda a asignar a los asuntos legales su nivel correcto de prioridad en organizaciones como Ministerio Público, abogados públicos e incluso, privados.

6 ventajas de invertir en tecnología de automatización de procesos para Instituciones de Justicia

El principal beneficio de invertir en tecnología automatización legal es un aumento de la productividad y un importante ahorro de tiempo. Esto puede tener varias ventajas y, entre las 6 principales, encontramos:

1. Más tiempo para el trabajo de alto valor: sin necesidad de dedicar horas a la administración y el papeleo, los funcionarios tienen más tiempo para realizar trabajos más estratégicos y de valor.
2. Menos duplicación de trabajo: una vez que un proceso se codifica y automatiza, está fuera del alcance de un trabajador. No es necesario, por ejemplo, redactar el mismo contrato o asunto día tras día; una vez que está automatizado, se puede generar instantáneamente a partir de una plantilla.
3. Mejor experiencia para el ciudadano: si se automatiza el trabajo de bajo valor, entonces esos ahorros de costos pueden transferirse a la sociedad, brindándoles una mejor experiencia en el manejo de asuntos legales y un mejor acceso a los órganos judiciales.
4. Acceso a los datos: los procesos muy manuales, como las revisiones manuales de diligencia debida o la firma con una firma húmeda (física), generalmente no capturan datos, lo que dificulta aprender del proceso o integrarlo con algo más. Los procesos automatizados capturan información clave, lo que permite mejores flujos de trabajo y también análisis.
5. Haga más con menos: la automatización de un proceso permite escalar el apoyo legal a los ciudadanos.
6. Menor impacto ambiental: invertir en tecnología de esta categoría reduce el uso y desperdicio de papel.

En vista de ello, ¿por qué es relevante la automatización legal?

Las Instituciones de Justicia se enfrentan constantemente al desafío de hacer más con menos. Dado que existían graves falencias en términos de acceso a la Justicia, y era costoso para los ciudadanos, hacer más se traduce en aprovechar el proceso y la tecnología.

Es por esta razón que debe ser brindado un gran apoyo a la implementación de tecnologías de gestión judicial para optimizar los flujos de trabajo y mejorar el servicio jurídico para los ciudadanos.

Esto da como resultado que los colaboradores no tengan que enfocar sus esfuerzos en trabajos repetitivos y de poco valor como, por ejemplo, el archivado físico de expedientes y documentos; esto permite evitar los cuellos de botellas y falta de visibilidad e incapacidad para informar datos y actividades legales de manera transparente para todas las partes interesadas.

Y, a su vez, las legaltechs y su tecnología de automatización legal permiten bajar los costos para las Instituciones de Justicia, lo que permite una Justicia de mayor calidad, con menores gastos.

3 ejemplos de éxito de esta estrategia en Instituciones de Justicia de LATAM

Invertir en tecnología de automatización judicial más importante de la industria legal en Latinoamérica, como lo es el SAJ, han permitido eficientar flujos de trabajos de diferentes Instituciones de Justicia de la región.

Este software gestiona los procesos judiciales de casi el 50% de las acciones en trámite en la Justicia ordinaria de Brasil —cantidad que corresponde a aproximadamente 40 millones de procesos—.

De manera similar, los casos judiciales de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) en Colombia, Justicia Transicional, que tiene la misión de consolidar la transición hacia la paz, garantizando los derechos de las víctimas y la seguridad jurídica de los comparecientes vinculados al conflicto armado.

Aparte de estos dos ejemplos clave, también podemos destacar al Tribunal de Justicia de Amazonas, donde la redefinición de los flujos de trabajo y automatizaciones provocaron una reducción significativa en el tiempo dedicado a tareas repetitivas en las oficinas, errores, desperdicios y retrabajos.

Conozca más sobre esta solución líder y dé el primer paso para hacer más eficientes sus procesos jurídicos.