Optimización del tiempo: ¿Cómo alcanzarla en Instituciones de Justicia?

En ocasiones, sentimos que no hay suficiente tiempo en el día para hacer todas nuestras tareas, no obstante, todos tenemos las mismas 24 horas, entonces, ¿por qué algunas personas parecen lograr más con su tiempo que otras? La respuesta: manejan la optimización del tiempo.

La gestión del tiempo se basa en una gran organización y planificación previa sobre cómo dividir las horas del día entre diferentes actividades.

Entonces, ¿cómo se aplica esto en el Poder Judicial y las Instituciones de Justicia en general? Abajo encontrará toda la información que necesita sobre el tema.

¿Qué es realmente la optimización del tiempo?

La optimización del tiempo es el proceso de organizar y planificar cómo dividir su tiempo entre múltiples actividades, y de manera eficiente.

Hágalo bien y terminará trabajando de forma más inteligente, no más difícil, para hacer más en menos tiempo, incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas.

La gestión del tiempo es la asignación eficiente de tiempo para actividades o tareas específicas. Le permite trabajar de manera más efectiva y con menos dificultad.

Así, una buena optimización del tiempo es una práctica que elimina el estrés y la presión de las limitaciones horarias para las tareas pendientes.

Este concepto está influenciado por las prioridades: qué se debe hacer primero y cuándo se debe completar.

Cuando se divide el tiempo adecuado entre las actividades según su importancia o plazo, la productividad está asegurada.

Por lo tanto, esta estrategia proporciona una supervisión completa de sus horas de trabajo para lograr el éxito profesional sin poner en peligro el equilibrio entre la vida laboral y personal.

¿Por qué apuntar a la optimización del tiempo en la Justicia?

Si queremos conocer por qué la optimización del tiempo es importante en la Justicia, vamos a detallar lo bueno de llevar a cabo esta práctica, y lo malo de no atender imperativamente a esta necesidad dentro del esquema de Justicia.

Lo bueno

La gestión del tiempo produce muchos beneficios sorprendentes para las Instituciones de Justicia. Algunos de los principales incluyen:

• Mayor productividad: gracias a una organización del trabajo más eficiente, un mayor enfoque en las tareas más importantes y un uso óptimo de sus niveles de energía.
• Disminuye el estrés: ya que tendrá la oportunidad de mejorar su equilibrio entre el trabajo y la vida y aprenderá a evitar las prisas con horarios y planes creados de manera inteligente.
• Mejor calidad de trabajo: porque es más fácil prevenir errores y prestar atención a los detalles cuando no tiene que estar siempre apurado.
• Pronóstico mejorado: debido a la participación regular en la estimación de tareas, agrega otro elemento crucial a su conjunto de habilidades profesionales y maximizará las posibilidades de éxito en todas las instituciones.
• Mayor responsabilidad con la sociedad: debido a que cuando nunca se pierde una fecha límite y logran las metas propuestas, los procesos seguirán su ritmo tal como lo dictan las normas procesales.

El valor final de la optimización del tiempo es superar todos los riesgos y potenciales problemas que puedan surgir en los procesos judiciales.

Lo malo

Vamos lo que sucede cuando el manejo del tiempo es ineficiente:

• aplazamiento continuo de audiencias, lo que no permite avanzar en los procesos;
• incumplimiento de los lapsos legales por parte de las Instituciones de Justicia, lo que puede derivar en graves problemas jurídicos para las partes;
• largos períodos de espera por sentencias;
• el estado de derecho de los ciudadanos será vulnerado;
• gran inestabilidad e inseguridad jurídica que se reproduce al momento en que el ciudadano, que debería confiar en el Sistema Judicial, observa cómo todo se transforma en letra muerta.

¿Cómo lograr la optimización del tiempo en los Sistemas de Justicia?

En términos generales, la optimización del tiempo se trata de gestionar y hacer de tal manera las actividades que cada día nos acerque más a lo que queremos alcanzar (metas trazadas).

Este aspecto debe ser de obligatoria observancia en los Sistemas de Justicia, así como encaminar acciones coherentes que permitan acercarse a los objetivos propuestos actuando en dos frentes:

• clasificar objetivos para saber mejor lo que quiere lograr en el futuro, establecer prioridades, mantenerse enfocado en la meta, identificar principales factores de dispersión o pérdida de tiempo para eliminarlos. Así, la optimización del tiempo es una acción continua centrada en focalización en las prioridades y atención a las desviaciones.
• prestar atención al arte de la delegación, un proceso que permite un triple beneficio: libera más tiempo para los funcionarios, desarrolla la confianza de quien recibe la delegación y aumenta el beneficio personal.

Ahora bien, ¿quiere conocer cómo mejorar la optimización del tiempo en los Sistemas de Justicia? Siga este conjunto de acciones.

1. Establecer metas bien estructuradas

Determinar objetivos prácticos y alcanzables a través del principio SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Oportuno).

Determine cuánto tiempo necesita para cada tarea y cumpla con el cronograma que establezca. Considera qué tareas requieren más tiempo o en qué momento del día es más productivo.

Asigne tiempo a los posibles problemas para que pueda abordarlos adecuadamente sin interrumpir el cronograma de sus otras tareas judiciales. Use un registro digital de tiempo para ayudarlo a realizar un seguimiento de su horario.

2. Asignar tiempo para tareas menores

Además de las tareas vitales, también necesita hacer tiempo en su agenda digital para tareas secundarias y descansos.

Programar el tiempo para redactar correos electrónicos o recibir llamadas garantiza que se realizarán todas las tareas, haciendo que cada minuto sea productivo. Cuando termine una tarea antes de lo previsto, aproveche el tiempo libre para terminar tareas menores.

Tenga en cuenta que desperdiciar tiempo extra valioso en estar inactivo impide el progreso de sus objetivos de optimización del tiempo.

3. Concentrarse en una tarea a la vez

Manténgase enfocado y a tiempo. Evite hacer múltiples tareas simultáneamente o abandonar una tarea actual por una completamente nueva.

Nunca se desvíe de su actividad programada, vea una tarea hasta su finalización antes de pasar a la siguiente asignación que tenga en el cronograma.

Dividir tu atención y esfuerzo entre dos o más actividades generará malos resultados para todas ellas; esto no solo es un método extremadamente ineficiente, sino que también detiene el impulso y provoca una concentración deficiente.

4. Evitar procrastinar

La procrastinación se basa en retrasar actividades hasta el último segundo e, incluso, luego de su fecha límite. No obstante, como estamos conversando sobre el Sistema Judicial, donde existen lapsos que son perentorios, esto no puede suceder bajo ninguna circunstancia.

Y, es que, es un hábito perjudicial y uno de los principales obstáculos para la gestión eficaz del tiempo para las Instituciones de Justicia.

Acá no solo hablamos de «hacer perder tiempo», si nos saltamos un proceso, estamos frente a grandes sanciones y problemas judiciales, sin contar los perjuicios que pueden ser ocasionados a las partes.

Asimismo, esto consume energía y produce una presión innecesaria. Posponer tareas hace que el trabajo se acumule hasta que se vuelve abrumador e inmanejable.

Llega un punto en el que la única forma de hacerlos es trabajar de manera imprudente y desorganizada. Una excelente manera de evitar la procrastinación es colocar tareas difíciles o desagradables en su lista de máxima prioridad.

También puede distribuir actividades más cortas y agradables a lo largo del día para dividir las tareas monótonas en segmentos más pequeños.

5. Eliminar actividades no esenciales

Identifique las tareas críticas y elimine las actividades sin importancia de su horario de trabajo para minimizar las distracciones.

Actividades de este tipo deben ser reemplazadas y derivadas a sistemas de gestión y automatización judicial como el del SAJ, para que las Instituciones de Justicia se enfoquen en otras que aporten mucho más valor a sus procesos.

En definitiva, esta tecnología libera su horario para que pueda dedicar más tiempo solo a las tareas más vitales.

El rol del lawtech en el alcance de esta meta

La tecnología legal o «Lawtech» es indispensable para mejorar la optimización del tiempo en las Instituciones de Justicia debido a que cuenta con innovaciones punteras como lo es el sistema de gestión y automatización judicial, que poseen funciones específicas que buscan solventar los potenciales problemas que puedan surgir en un proceso judicial.

En concreto, vamos a lograr mejorar la gestión del tiempo y podremos hacer más, con menos. Entre los principales factores que eficientan los procesos en la Justicia Digital y administración electrónica, encontramos:

• Reparto automático de procesos: donde se dispondrá de manera equitativa y transparente el flujo de procesos entre las unidades judiciales de la misma competencia.
• Gestión digital de documentación: nos olvidamos de lo físico, grandes archivos, tiempos de espera y posibilidad de robo o extravío de documentos, ahora todo se encuentra en un mismo sistema con búsqueda inmediata.
• Datos estadísticos: esta herramienta apoya la toma de decisiones con base en indicadores estadísticos.
• Teletrabajo: ahora los funcionarios pueden trabajar desde casa, no hay pandemia que impida que todos cumplan sus responsabilidades.
• Mayor seguridad: las lawtech buscan, sobre todas las cosas, la protección de datos personales.

¿Necesita adoptar este tipo de tecnología? Contáctenos para conocer sobre nuestra solución y cómo podemos ayudarlo:

• Email: contacto@lajusticiadigital.com.
• Teléfono: + (55) 48 3027-8000