¿Qué es Business Intelligence y cómo se usa en el sector legal?

El business intelligence es un tipo de tecnología ideal para la recopilación de información clave, sobre algún tema en particular dentro de cualquier organización, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones.

Se trata de una tecnología relevante en la actualidad para el manejo de la información jurídica y abajo se explica qué es, sus tipos, beneficios e importancia en el sector legal.

¿Qué es Business Intelligence?

Se basa en el análisis y procesamiento de datos como proceso constante, que fundamenta la toma de decisiones, la planeación y el control de una determinada operación.

Estos resultados analíticos estarán disponibles para las partes interesadas y así mejorar sus flujos de trabajo en la elaboración y planificación estratégica efectiva. Estos pasos previos son fundamentales para tomar decisiones operativas.

La finalidad de este tipo de sistemas informáticos es, en esencia, optimizar el proceso de toma de decisiones informadas, mejorar la economía de las instituciones, perfeccionar la eficiencia operativa y ofrecer una herramienta apta para prestar un mejor servicio a la sociedad.

Para lograr este objetivo, el business intelligence aplica una combinación de herramientas digitales de análisis, gestión de datos e informes, además de múltiples metodologías para la gestión y análisis de información crítica.

¿Cómo funciona el proceso de business intelligence?

Se fundamenta en el almacenamiento de datos inteligente, lo cual involucra segmentación, amplia capacidad y, sobre todo, visibilidad.

Y para que toda esta información almacenada pueda ser seguida de cerca, se necesitan softwares de gestión y digitalización que se conectan con las bases de datos.

En definitiva, la información incluida en estos sistemas tiende a ser antecedentes históricos y datos en tiempo real que han sido recopilados por los sistemas de origen, a los que estos están integrados.

Por ejemplo, un sistema de gestión judicial, a medida que estos son creados; esto promueve que estas herramientas puedan respaldar procesos de toma de decisiones en las Instituciones de Justicia estratégicas.

Previo uso en las Apps de business intelligence, la información que no está procesada proveniente de distintos sistemas de origen, normalmente tiene que integrarse, consolidarse y limpiarse a través de otro tipo de sistemas de integración de datos y administración de su calidad para asegurar que esta data sea precisa y consistente.

¿Cuál es el impacto de este tipo de tecnologías en el flujo de trabajo en las Instituciones de Justicia?

Los funcionarios de las Instituciones de Justicia y otras partes interesadas como abogados públicos y privados utilizan cada vez más las plataformas de inteligencia empresarial, gracias al desarrollo de herramientas de descubrimiento de datos y BI de autoservicio.

Los programas de BI a menudo incorporan formas de análisis avanzado, como minería de datos, análisis predictivo, minería de texto, análisis estadístico y análisis de big data. Una muy buena referencia al respecto es el modelado predictivo, un esquema que brinda la posibilidad de hacer un análisis hipotético de diferentes escenarios, lo cual lo hace ideal para hacer proyecciones y planeaciones de largo alcance.

Los análisis avanzados, en muchos casos, son ejecutados por equipos separados de científicos de datos, estadísticos, modeladores predictivos y otros profesionales de análisis calificados, mientras que los equipos de BI supervisan consultas y análisis más directos de los datos.

¿Por qué es importante este concepto para el sector legal?

En general, el papel del business intelligence es mejorar los flujos de trabajo de una organización mediante el uso de datos relevantes.

Las organizaciones e instituciones del sector legal que emplean eficazmente herramientas y técnicas de BI obtienen grandes ventajas, al entender sus procesos y tomar decisiones con mayor porcentaje de acierto, fundamentadas en datos.

Dichos conocimientos se pueden usar para establecer nuevos, mejorados y/o modificar procesos que aumenten la productividad, lo que conducirá una mejor experiencia de la sociedad y una mayor accesibilidad al Poder Judicial.

Sin BI, las organizaciones no pueden aprovechar fácilmente la toma de decisiones basada en datos. En cambio, se deja que todos los trabajadores basen principalmente sus argumentos decisorios en otros factores, como el conocimiento acumulado, las experiencias previas, la intuición y las corazonadas, todas cuestiones con una alta tasa de error y poco valor táctico.

Si bien estos métodos pueden dar buenas decisiones como resultado, también están plagados de posibles errores y pasos en falso debido a la falta de información clave que los sustente.

Beneficios de la inteligencia de negocios para la industria jurídica

Un programa de BI exitoso produce una variedad de beneficios en las Instituciones de Justicia. Por ejemplo, BI promueve el monitoreo del desempeño de manera continua para que puedan actuar rápidamente cuando surjan problemas u oportunidades.

El análisis de los datos, aplicados a los casos, ayuda a que los esfuerzos en los flujos de trabajo sean más efectivos, y los cuellos de botella de la cadena pueden ser detectados antes de que causen daños ya sean económicos para la organización, tanto como para prevenir el menoscabo de los derechos de los ciudadanos.

Con este tipo de tecnología se puede dar un mejor seguimiento a las métricas relevantes en el área legal como, por ejemplo, la productividad de los funcionarios, los costos laborales, cantidad de casos y la cantidad de tiempo en proceso, entre otros.

Algunos beneficios del BI son los siguientes:

• Agilizar y mejorar la toma de decisiones.
• Optimizar los procesos internos.
• Aumentar la eficiencia operativa y la productividad.
• Detectar potenciales problemas que deben abordarse.
• Identificar tendencias que pueden ser aplicadas para mejorar la sana y correcta administración de Justicia.
• Desarrollar estrategias judiciales más sólidas.
• Mejorar el acceso de la sociedad a los órganos de impartición de Justicia.
• Fomentar el buen uso y resultados positivos en la Justicia Digital.

Además, los propios equipos de BI, gestión y de ciencia de datos y TI se benefician del business intelligence, aplicándola para analizar diversos aspectos de las operaciones de tecnología y análisis.

Tipos de herramientas y aplicaciones de inteligencia empresarial

Business Intelligence combina un amplio conjunto de aplicaciones de análisis de datos diseñadas para satisfacer diferentes necesidades de información. La mayoría son compatibles tanto con el software de BI de autoservicio como con las plataformas de BI tradicionales.

La lista de tecnologías de BI que están disponibles para las organizaciones incluye lo siguiente:

• Análisis ad hoc: también conocido como consulta ad hoc; es el proceso de escribir y ejecutar consultas para analizar problemas específicos. Si bien las consultas ad hoc generalmente se crean sobre la marcha, a menudo terminan ejecutándose regularmente, con los resultados analíticos incorporados en paneles e informes.
• Procesamiento analítico en línea (OLAP): una de las primeras tecnologías de BI, las herramientas OLAP permiten a los usuarios analizar datos a lo largo de múltiples dimensiones, lo que es particularmente adecuado para consultas y cálculos complejos.
• BI móvil: hace que las aplicaciones y los tableros de BI están disponibles en teléfonos inteligentes y tabletas. A menudo utilizadas más para ver datos que para analizarlos, las herramientas de BI móviles generalmente están diseñadas con énfasis en la facilidad de uso.
• BI en tiempo real: acá los datos se analizan a medida que se crean, recopilan y procesan para brindar a los usuarios una vista actualizada de las operaciones legales, el comportamiento de las personas, y otras áreas de interés. El proceso de análisis en tiempo real a menudo implica la transmisión de datos y respalda los usos de análisis de decisiones informadas.

Conclusión

El business intelligence, si bien fueron sistemas creados para optimizar y mejorar la calidad de los negocios de las empresas de cualquier rubro, su uso se ha extendido y puede ser aplicado a cualquier aspecto, incluyendo a la industria legal.

Este tipo de softwares son ideales para recopilar información crítica sobre las operaciones legales en las Instituciones de Justicia y, si se integra y aplica junto con una solución de gestión y automatización judicial, es mucho más efectivo.

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