Departamentos jurídicos

¿Cómo optimizar las tareas de los departamentos jurídicos?

Mejorar la forma en que opera su departamento jurídico es un proceso continuo que debe perfeccionarse y ajustarse continuamente a medida que vaya evolucionando la tecnología y la manera en cómo impacta en los diferentes niveles e industrias de la sociedad.

Existen diferentes estrategias que puede comenzar a hacer de inmediato que pondrán a su equipo en posición para aprovechar nuevas oportunidades, impulsar la eficiencia y crear acciones valiosas para el futuro.

En este sentido, los departamentos jurídicos a menudo encontrarán que los aspectos funcionales de sus actividades legales pueden manejarse mediante soluciones impulsadas por la tecnología como, por ejemplo, el software de automatización de gestión judicial del SAJ.

Lea hasta el final, en este contenido le explicaremos en detalle cómo optimizar el flujo de trabajo de su equipo de juristas.

Legal Ops: ¿Qué son y cuál es su importancia en el departamento jurídico?

Debido a la emergencia sanitaria por el Covid-19, los departamentos jurídicos de todo el mundo han visto beneficios increíbles al fusionar la profesión legal y las innovaciones dinámicas de la industria tecnológica.

Las Operaciones Legales o “Legal Ops” representan todas las operaciones necesarias para garantizar la máxima funcionalidad dentro del departamento legal. Hubo un aumento notable en la aplicación de soluciones especializadas de esta práctica; esto puede atribuirse a un mayor nivel de participación de esta área en cuestiones organizativas.

Los aspectos clave relacionados con Legal Ops van más allá de crear un departamento legal más eficiente. Asegura una mejor planificación estratégica debido a la disponibilidad de números y la capacidad de medir los resultados frente a los objetivos de manera efectiva. Y eso no es todo.

Legal Ops a menudo dará espacio para que los planes sucesivos se verifiquen con el alcance inicial y se estudien los KPI —métricas de rendimiento— para verificar el crecimiento. Esto afecta positivamente el proceso de planificación financiera, ya que se contabiliza cada centavo y existen métricas para detallar el dinero gastado junto con herramientas digitales de analítica para poder interpretarlas como, por ejemplo, SAJ Insights, que gestiona los datos y ofrece análisis con indicadores detallados de productividad.

5 consejos para mejorar tus Operaciones Legales

La optimización de las operaciones legales puede hacer que un departamento jurídico ya eficiente lo sea aún más mediante la revisión de sus funciones y la reestructuración en términos de recursos humanos, equipos, software de automatización de gestión judicial y reasignación de funciones entre el personal jurídico.

A continuación, vamos a detallarle los 5 consejos más importantes para mejorar el flujo de trabajo del departamento jurídico:

1. Asóciese con el asesor jurídico y ayúdelo a impulsar su visión

La orientación y sensibilización de las secretarías de apoyo y profesionales afines es clave para el logro de los objetivos de la empresa.

El folleto sobre la cultura y el marco legal del lugar de trabajo debe emanar del escritorio del asesor jurídico. Esto podría tomar la forma de una política ampliada a partir de la misión y visión del departamento o empresa.

Además, se debe prestar atención al personal no jurídico que en su mayoría está a cargo del aparato y el catalizador de las operaciones extrajudiciales, por lo tanto, también son un punto crítico a la hora de buscar consultorías y claridad del personal legal y de gestión.

2. Gestión de registros y datos con Big Data: ¡Un punto clave en las operaciones jurídicas!

Un departamento legal que tiene la intención de funcionar a niveles óptimos debe administrar correctamente sus datos. 

Un área donde existe una amplia aplicación de tecnología dentro de las esferas legales es el análisis y la gestión de datos.

Con el uso de plataformas online de administración y gestión de datos jurídicos basadas en el Big Data, estaremos consolidando el pleno uso de los expedientes digitales y con una visión holística de la información que permite identificar tendencias, oportunidades y riesgos en el proceso de toma de decisión.

3. Examine, pruebe e implemente nuevas tecnologías

En este mundo donde los procesos de digitalización son algo tan frecuente, el departamento jurídico de una empresa no se puede quedar atrás.

Y es que actualmente existen softwares de gestión del Poder Judicial que permiten interoperar a lo que se le conoce como “Ecosistema de Justicia Integrado”, el cual está conformado no solo por el trabajo para abogados privados, sino también por Tribunales, Fiscalías, Ministerio Público, Procuradurías y departamentos jurídicos.

Como es evidente en cada uno de estos se generan grandes volúmenes de datos que, cuando son analizados de manera efectiva, enfocándonos en la información importante, es posible ahorrar tiempo y permiten acciones más asertivas y aumento de la productividad.

De esta forma, obtendremos recursos de flujo de trabajo que estarán destinados a la administración de actividades que serán realizadas, escalonadas por carpetas y prioridades con acceso restrictivo o colectivo.

Así, el proceso asume un rol totalmente automatizado, lo que facilita una pronta ejecución de tareas repetitivas por parte de la plataforma, lo que hace que los profesionales del departamento jurídico se enfoquen en otros temas de mayor relevancia.

Entre los principales beneficios de implementar tecnologías punteras en el área legal de una empresa encontramos que, en un período de 3 años de uso, se ha logrado:

  • Más de 20 mil toneladas de papel ahorradas, que representan, a su vez, un ahorro de costos de USD $12.5 millones.
  • Alrededor de 19.5 millones de horas optimizadas con la incorporación automática de documentos.

Asimismo, la eliminación de los archivos en físico de los procesos judiciales permite que los departamentos jurídicos se desenvuelvan mejor debido a la disponibilidad 24/7 de los contenidos plenos de los expedientes digitales, los cuales están aptos para ser revisados por cualquiera de las partes interesadas desde el portal web del SAJ.

Por otro lado, también podrán darle seguimiento a la ejecución paralela de tareas por parte de los funcionarios de la Institución de Justicia responsable y otros intervinientes.

4. Evalúe sus decisiones de outsourcing vs las insourcing

Después de un año lleno de cambios e interrupciones por el coronavirus, es una buena idea realizar una evaluación integral de sus procesos comerciales actuales, incluidas las tareas y proyectos que subcontrata y cuáles maneja internamente.

Los departamentos legales de todo el mundo se vieron obligados a reaccionar y adaptarse en pandemia, lo que significó que los miembros del equipo debieron asumir diferentes roles y aprender nuevas habilidades para respaldar los objetivos de la empresa, a menudo debido a la incorporación de más tareas internas para reducir los gastos de subcontratación. 

Sin embargo, una vez que esté en una mejor posición para comenzar a planificar de manera proactiva para el futuro nuevamente, debe determinar si está subcontratando las tareas correctas en función de las fortalezas y la experiencia dentro de su departamento.

Al determinar qué subcontratar y qué mantener internamente, considere cosas como:

  • Sus servicios principales como departamento jurídico;
  • Sobre qué procesos necesita más control;
  • ¿Qué tareas su equipo ya puede ejecutar de manera eficiente y cuáles interfieren con la productividad?
  • Cambios en su área legal —contrataciones recientes, cambio de objetivos, etcétera— que afectarían varios procesos.

Al volver a analizar y actualizar su estrategia de outsourcing, puede tomar las medidas que sean requeridas para garantizar que su equipo trabaje de la forma más efectiva y rentable posible. 

5. Diseñe una técnica de contratación estratégica

Una de las mejores cosas que puede hacer para optimizar sus operaciones legales es dotar de personal a su departamento de acuerdo con sus mayores necesidades y áreas de oportunidad. 

Para lograr esto, primero debe realizar una evaluación exhaustiva de su equipo, procesos, roles y responsabilidades actuales para determinar si se necesitan ajustes y si tiene sentido contratar personal adicional.

Claramente, mucho ha cambiado desde la adopción de la Justicia con tecnología y la ejecución del trabajo remoto, por lo que es muy posible que lo que funcionaba hace solo unos meses ya no satisfaga las necesidades de su departamento. 

Una vez que haya realizado ajustes internos e identificado sus áreas de oportunidad más importantes, puede hacer planes para llenar los vacíos con nuevos miembros del equipo con las habilidades y la experiencia necesarias para lograr un impacto inmediato.

Compartimos un ejemplo para que se comprenda mejor:

  • Si recién comienza a concentrarse en las operaciones legales y necesita ayuda para desarrollar la planificación estratégica del departamento jurídico, considere contratar a un líder de equipo o director de operaciones legales que pueda trabajar con su asesor legal para construir el futuro del departamento.

Dado que la mayoría de los equipos legales, especialmente los departamentos más pequeños, tienen un presupuesto limitado disponible para contratar nuevos miembros del personal de operaciones, es fundamental que desarrolle una estrategia de contratación que complemente su equipo actual y lo coloque en la mejor posición para cumplir con sus objetivos comerciales.

Para ello, debemos realizar estrategias de ahorro de costes efectivas.

Si quieres conocer más sobre este tema, lo invitamos a leer el siguiente contenido: La tecnología reduce el consumo de papel en las empresas.

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