Elementos de control en una empresa de procesos jurídicos: ¿Cuáles son y por qué son importantes?

La implementación de elementos de control de una organización se mantiene como uno de los pilares para mejorar el rendimiento y la rentabilidad de cualquier empresa, incluyendo a las que manejan procesos jurídicos.

De hecho, un estudio realizado por Wolters Kluwers titulado: «Performance Drivers and change in legal sector«, donde estudiaron los factores principales y las tendencias a futuro del sector legal, identificaron que el 73% de las firmas de abogados considera este aspecto un punto clave en la mejora de la eficiencia y la productividad.

Sin duda, las ventajas tecnológicas con las que cuentan actualmente las firmas jurídicas proporcionan una centralización en los elementos de control interno para obtener todos los datos importantes en el momento adecuado.

Como es evidente, las innovaciones punteras como, por ejemplo, el software de gestión y automatización judicial del SAJ, abren muchas puertas a grandes oportunidades para optimizar el desempeño de los equipos de trabajo y promover sus fortalezas competitivas.

En las siguientes líneas conversaremos más sobre este tópico.

Antes que nada, ¿qué es el control de una empresa?

Lo primero que debemos saber antes de adentrarnos a fondo con los elementos de control, es la definición de control en una empresa.

Esta es, por concepto, un conjunto de procesos, tácticas y estrategias relacionadas a las actividades de ejecución de objetivos y dirección empresarial.

La función principal de este es evaluar incesantemente los resultados que vayan siendo obtenidos en relación a las metas asignadas con el objetivo de corregir desviaciones y mejorar las operaciones.

Asimismo, se trata de un «control administrativo» que reúne la recolección de información crítica sobre las operaciones y utilizar estos datos para hacer tomas de decisiones respaldadas y, así, desarrollar un sistema orientado al éxito.

Clases de control en un negocio

Debido a que este concepto está intrínsecamente vinculado a los procesos de optimización y cumplimiento de objetivos, es natural que haya diferentes tipos de control empresarial, incluyendo los controles:

• Preliminares: se refiere a las tareas y técnicas anteriores a la acción a tomar como los presupuestos, planificación estratégica de actividades y dinámicas laborales.
• Enfocados en procesos: busca supervisar y medir el avance del proceso de mejora segundo a segundo, a fin de disminuir la variabilidad en el resultado final.
• Selección o aprobación: son las tácticas que promueven la toma de decisiones en un punto crítico del proceso de mejora, pueden ser criterios de análisis de escenarios, o normas regulatorias que permitan analizar las posibles acciones a efectuar.
• Recurrentes o directivos: la puesta en marcha está en manos de los propietarios o socios de la compañía, con la finalidad de evaluar el desempeño del equipo.
• Retroalimentación o post-acción: se trata de la manera en que se miden los resultados y evaluación de desempeño que son aplicables luego que se haya terminado o avanzado el proyecto hasta un punto determinado en la planificación inicial.

Al entender cada uno de estos, ya podemos pasar a los elementos de control y nadar en aguas profundas sobre este tema. ¡Sigamos!

Elementos de control en una organización: ¿Qué son en pocas palabras?

Ahora sí, vamos a entrar en materia y definamos qué son los elementos de control en una empresa. Lo primero que vamos a señalar, es que van a variar de acuerdo a las necesidades que tengan y el sistema de control de gestión que estén utilizando.

Esto se debe a que cada área de la organización puede utilizar un software distinto para luego unificar los datos mediante la integración con otro sistema centralizado.

5 elementos de control en una empresa de procesos jurídicos

Debido a que el objetivo siempre es la optimización de la eficacia y productividad de cualquier área, por lo que siempre deben estar presentes estos 5 elementos de control para la gestión de procesos:

1. Plan de desarrollo

Este primer tipo de elementos de control se basa en las etapas y procedimientos que son requeridos para lograr las metas planteadas.

Para su creación, la empresa de procedimientos jurídicos debe evaluar con el uso de su software de gestión judicial como, por ejemplo, el del SAJ, para conocer el estado actual del equipo de abogados, cómo se están desempeñando y cuáles son los aspectos a mejorar respecto a los procesos que están en curso.

De esta forma, estarán reduciendo los riesgos de pérdida de capital e, incluso, contribuirán a que los procesos lleguen a su final de una manera satisfactoria.

2. Mapa de procesos

Un mapa de proceso, como su nombre lo indica, actúa como una ruta de actividades procedimentales que facilitan la identificación de las actividades y operaciones que son realizadas dentro de la organización.

Esto, en su totalidad, supone un ahorro de costes en el proceso.

3. Recolección de datos

Entre los elementos de control, la recopilación de datos críticos es un punto fundamental.

Este componente comprende un sistema de seguimiento que busque el registro de datos en un portal web a la mano de todo el equipo de legales encargado de los procesos jurídicos y elaborar reportes de cómo se están desarrollando las operaciones inherentes y actividades de interés.

Siguiendo este planteamiento, podrán registrar información clave y confiable de los procesos para una evaluación basada en datos fidedignos.

4. Recursos humanos y tecnológicos

Claro está que entre los elementos de control el factor humano y tecnológico convergen en búsqueda de efectivizar toda la operatividad empresarial de cara a los procesos judiciales.

En primer lugar, encontramos que los recursos humanos son esenciales porque muy poco lograría una empresa de procesos jurídicos si descuida el bienestar social y entrenamiento de su equipo de trabajo.

Por ende, para llevar una correcta gestión de esta categoría, debe ser impulsado el trabajo colaborativo, la búsqueda de soluciones y la cultura organizacional enfocada en la innovación por parte de cada integrante.

Es acá donde entra en juego los recursos tecnológicos, un elemento de control que comprende tanto el hardware como el software requerido para una ejecución de procesos jurídicos eficaces.

Lo ideal es que se invierta en equipos especializados en lo judicial con plataformas de gestión digital de expedientes electrónicos y automatización de tareas, como la del SAJ.

Es así como podremos garantizar la amplia cobertura de las necesidades particulares de la empresa y un desarrollo inmejorable.

5. Sistemas de evaluación con métricas y estadísticas

Hasta este punto, podemos detallar que el futuro de la Justicia camina en el aporte de nuevas tecnologías al ahorro de recursos y aumento de la productividad.

Es por esta razón, que herramientas como SAJ Insights es una solución esencial de apoyo a la toma de decisión para las empresas que gestionan procesos jurídicos y litigios, en todas las esferas de la organización y distintos niveles:

• operativos;
• tácticos;
• estratégicos.

Evidentemente, es un sistema desarrollado específicamente para las necesidades de Justicia.

Sumado a los análisis descriptivos y de diagnóstico, esta plataforma tecnológica cuenta con la capacidad de brindar análisis predictivos y prescriptivos con alto nivel de innovación computacional y matemática, determinando un escenario actual confiable y tendencias a futuro.

Entre las funcionalidades principales que debe tener este tipo de sistemas de evaluación con métricas y estadísticas, encontramos:

• indicadores de litigiosidad;
• seguimiento de la tasa de evacuación o congestión;
• control del número de casos, nuevos y finalizados;
• seguimiento de productividad;
• números relacionados a los datos y su ciencia en el proceso: audiencia, citación, documentos y otros.

Bajo el aprovechamiento de estas funciones, los departamentos jurídicos y oficinas de abogados generan grandes volúmenes de datos que, cuando son analizados de manera efectiva, enfocándose en la información relevante, ahorran tiempo y permiten acciones más asertivas y, con esto, un aumento de la productividad empresarial.

Conclusión

Como puede apreciar, para los bufetes de abogados y otras empresas de procesos jurídicos, realizar elementos de control en su gestión de procesos judiciales es una tarea que se basa en instrumentos especializados en legaltech, como el que hemos estado señalando hasta ahora: SAJ, desde el cual, tienen la posibilidad de:

• centralizar y supervisar el trabajo del equipo de legales;
• establecer plazos a cada uno de los proyectos;
• planificar reuniones;
• realizar audiencias virtuales.

Asimismo, también promueven la interacción con todo el Ecosistema de Justicia, es decir, con: Tribunales, Ministerios Públicos y Fiscalías, abogacía pública y las partes interesadas.

Esta constante interacción con las Instituciones de Justicia es muy positiva debido a que todos los intervinientes en el proceso podrán acudir al portal web para conocer el estado de cada causa.

Al sincronizarse con los intervinientes de la impartición de Justicia y todos los interesados, es posible diseñar una dinámica desde la cual planificar acciones, mantener un monitoreo en tiempo real de los casos y evaluar la rentabilidad y desempeño del despacho.

Si quiere saber más sobre la tecnología en el Poder Judicial, va a descubrir más leyendo nuestro contenido. ¡Buena lectura!