expedientes digitales

¡Todo lo que necesita saber sobre los expedientes digitales!

¿Por qué es importante que la Justicia sea digital, en un escenario en el cual las Instituciones de Justicia e, incluso, bufetes de abogados cuenten con sistemas efectivos de expedientes digitales?

Desde su consignación, asignación, notificación y hasta el reparto de casos, los documentos legales son la base de cualquier operación jurídica; por lo que vale la pena implementar tecnologías de punta para agilizar y garantizar una sana y justa administración de Justicia.

En definitiva, mantener este tipo de documentación organizada y accesible puede marcar una gran diferencia en el éxito de los procesos judiciales.

Al tener un buen sistema de expediente digital que, a su vez, promueva la automatización de múltiples actividades – como, por ejemplo, la plataforma SAJ -, podremos optimizar las actuaciones dentro de las Instituciones de Justicia debido a que encontraremos y accederemos fácilmente a los archivos legales.

Esto nos hace más productivos, eficientes y eficaces como abogados o como funcionarios de una Institución de Justicia.

Pero, ¿cómo se puede implementar este tipo de sistemas? ¿Cuáles son los beneficios de hacerlo? ¿Qué metodología estaríamos mejorando o incorporando con la automatización judicial?

En este contenido encontrará la respuesta a todas estas preguntas para que no se quede atrás en el proceso de transformación digital judicial. ¡Siga leyendo hasta el final!

¿Por qué necesita un software de gestión de expedientes digitales?

¿Alguna vez ha sentido una gran frustración por buscar y buscar en los archivos un documento? ¿O ha sentido que las Instituciones de Justicia no trabajan tan rápido como deberían? 

Sin duda, esto no es culpa de los funcionarios, todo se debe al exceso de trabajo acumulado y la falta de optimización de flujos de trabajo. Como consecuencia, se apilan un gran número de casos que ralentizan todos los procesos jurídicos.

¿Qué tal si le decimos que estos escenarios actualmente son prevenibles?

Gracias a los softwares de automatización judicial con un manejo de expediente digital incorporado, podrá optimizar su flujo de trabajo jurídico de extremo a extremo.

¿Cómo las herramientas digitales han promovido la celeridad procesal en Tribunales?

En 2015, por ejemplo, existían alrededor de 100 millones de procesos judiciales en trámite en los Tribunales brasileños.

Tan solo en el Tribunal de Justicia de Sao Paulo —el más grande del mundo en cantidad de casos—, había alrededor de 25 millones; todos los expedientes eran físicos, consumían una gran cantidad de papel y, por otro lado, requerían de un inmenso espacio físico para su almacenamiento. 

Y, sumado a esto, existía una gran probabilidad de que estos archivos pudieran ser vulnerados e, incluso, dañarse.

Todo esto cambió gracias a la implementación de la Justicia Digital en las Instituciones de Justicia en Sao Paulo; transformaron sus metodologías de trabajo con el uso de la tecnología, cambiaron de expedientes físicos a digitales.

Asimismo, ahora están interoperando dentro de un Ecosistema de Justicia Integrado, donde fluye la información en tiempo real entre Ministerios Públicos, Fiscalías, abogados privados, abogacía pública y con los ciudadanos.

Como resultado, en un período de 3 años lograron hasta el 620% de reducción en la duración del tiempo de trámite y mejora de hasta el 90% en la velocidad de procesamiento entre el reparto del caso y el primer acto del magistrado.

Asimismo, con solamente la automatización entre el reparto de procesos y la incorporación de expedientes digitales, ha permitido generar un ahorro de 25.7 millones de horas de trabajo que ahora son usadas de manera más asertiva y estratégica para la sociedad.

A ciencia cierta, ¿cuál es la importancia de la Justicia Digital?

Con todo lo que hemos mencionado, es relevante aclarar que la Justicia Digital va de la mano con los expedientes digitales y es acá donde encontramos su importancia.

El proceso digital amplía el acceso de abogados y ciudadanos a la Justicia, haciendo disponible la información procesal 24 horas al día, pudiendo ingresar al portal web para hacer consultas a los expedientes, enviar piezas procesales siempre que sea necesario, leer las dispositivas que han emitido los jueces, entre otros servicios.

La tecnología que contiene el SAJ, por ejemplo, es totalmente moderna y consolidada, permitiendo la automatización de las rutinas judiciales.

Estas plataformas están desarrolladas por la gestión de actividades que deben ser ejecutadas y escalonadas por flujos de trabajos, siempre respetando la prioridad de los procesos, lo que permite la ágil realización de las tareas en un orden lógico y controlado.

En definitiva, aseguran exitosos resultados respecto a la productividad y optimización de los recursos de las Instituciones de Justicia.

Por otro lado, eliminar el carácter físico y tradicional de los procesos jurídicos, permite que los expedientes estén plenamente libres para su revisión de manera simultánea para todas las partes interesadas, así como la ejecución de labores en paralelo por parte de los funcionarios del organismo responsable y otros intervinientes.

Aplicar innovaciones excepcionales es de gran utilidad, debido a que tendremos:

  • Gestionar íntegramente el flujo procesal;
  • Posibilidad de teletrabajo, lo que es fundamental por el Covid-19;
  • Peticiones electrónicas;
  • Análisis de indicadores que apoyan la toma acertada de decisiones;
  • Seguridad y trazabilidad;
  • Integración e interoperabilidad entre instituciones;
  • Acceso a ciudadanos y abogados.

¿Qué debe hacer antes de comenzar a implementar un sistema de expediente digital?

Tomarse el tiempo necesario para prepararse antes de iniciar a trabajar en un sistema de gestión judicial puede ahorrarle mucho tiempo y molestias más adelante. Para lograrlo, debe:

1. Averiguar lo que tiene a su favor

Si el sistema existente no está organizado, haga un inventario aproximado y clasifique todos sus documentos.

Esto facilita la incorporación de expedientes digitales, podrá categorizarlos según casos, mociones, alegatos e, incluso, nombre de las partes intervinientes —o clientes, si es un abogado privado—.

2. Limpiar archivos antiguos e innecesarios

Primero que nada, para este punto debemos verificar las reglas aplicables de la jurisdicción que hable sobre la retención de documentación, para identificar si hay archivos antiguos de los que podemos deshacernos. 

Esto evitará que nos sobrecarguemos de trabajo para la digitalización de datos de poca o ninguna relevancia.

Una vez que tenga claras sus responsabilidades legales y éticas, cree una política de retención de expedientes digitales.

Asegúrese de tipificar de manera precisa las reglas y políticas internas de lo que debe conservarse, por cuánto tiempo y cómo serán eliminados los archivos cuando corresponda.

3. Considerar un software basado en la nube: ¡Lo necesitará!

La idea de digitalizar los expedientes puede suponer mucho trabajo al principio. Pero esta transición hacia oficinas paperless puede ahorrarnos mucho tiempo, dinero y esfuerzo casi de inmediato y a largo plazo.

Un software basado en la nube como lo es el SAJ, permite que toda la información esté bajo un resguardo mucho más seguro debido a que se utilizan servidores externos dedicados para el alojamiento de expedientes digitales.

Las Instituciones de Justicia que utilizan estas plataformas funcionan de manera eficiente, lo que influye directamente en el desempeño económico, ya que promueven pilares de las economías de mercado:

  • Seguridad de los derechos de propiedad;
  • Previsibilidad;
  • Isonomía;
  • Cumplimiento y ejecución de los contratos firmados.

Además, en el contexto de la gestión judicial, el dinero ahorrado con impresión, confección y almacenamiento de papel se puede redireccionar para mejorar el servicio del Poder Judicial, asegurando atención de mayor calidad a la población.

¿Todo esto engloba utilizar la nube?

Por supuesto, esto se debe a que la nube es una tecnología donde nuestros documentos se alojan en un servidor, que no tiene nada que ver con el desenvolvimiento interno de la Institución de Justicia o bufete de abogados.

Sin embargo, podremos tener acceso a este 24/7 —mediante diferentes capas de seguridad que designemos— y la información estará automáticamente respaldada en caso de que surja algún inconveniente con el sistema.

En resumen, tendremos la posibilidad de digitalizar todos los expedientes físicos, subirlos a este sistema y tan pronto termine el uploading, estarán disponibles para todo el Ecosistema de Justicia y los usuarios e instituciones que lo componen.

Esta estrategia de transformación digital es indispensable para la operación paperless, lograr una amplia interoperabilidad e integración con otros sistemas que usamos actualmente.

¿Cómo la digitalización beneficia a la práctica de la Abogacía?

La abogacía sale muy beneficiada al usar sistemas de automatización judicial basados en la nube, después de todo, según el Informe de Tendencias Legales de 2019, el abogado promedio dedicaba solo 2.5 horas al día de trabajo facturable.

Esto significa que la mayoría pierde mucho tiempo en tareas administrativas como revisar archivos en papel.

Bajo el uso de este software, mueven la gestión de documentos al ámbito electrónico y totalmente en línea en la nube, propiciando un verdadero entorno de expedientes digitales.

Esto reduce drásticamente la necesidad de administrar manualmente los sistemas en papel y, con el tiempo ahorrado, los abogados podrán dedicar más de sus valiosas horas al trabajo facturable y a los usuarios.

¡Terminamos por ahora!

Si quiere más información sobre cómo la tecnología puede influenciar el futuro de la abogacía, te invitamos a conectar con nuestro contenido dedicado. ¡No tiene desperdicio!

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