7 consejos para una óptima gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia

7 consejos para una óptima gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia

La gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia es un factor determinante a la hora de llevar un proceso judicial de manera correcta y transparente. Pero, ¿cómo llegamos a esto?

En este contenido encontrará qué es este concepto, además, compartiremos los mejores consejos para que pueda lograr este objetivo con éxito.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es el proceso de organizar, crear, usar y compartir el conocimiento colectivo dentro de una organización. La gestión exitosa incluye mantener la información en un lugar donde sea de fácil acceso y aplicar tecnologías idóneas para ello.

Solo unas pocas iniciativas pueden transformar verdaderamente la forma en que opera una Institución Judicial, y la gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia es una de ellas.

Tipos de gestión del conocimiento

El conocimiento es uno de los activos más valiosos para cualquier institución dentro del Ecosistema de Justicia Integral, por lo que almacenarlo, hacerlo crecer y hacerlo disponible entre las partes es fundamental en el desenvolvimiento de sus funciones.

Al verlo desde esta perspectiva, el significado de la gestión del conocimiento incluye el proceso que lo ayuda a adquirir, organizar y compartir:

  • Conocimiento explícito (conocimiento que es fácil de escribir y compartir).
  • Conocimiento implícito (conocimiento aplicado)‍.
  • Conocimiento tácito (conocimiento obtenido de la experiencia personal).

7 consejos para mejorar la gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia

A continuación, vamos a enlistar los 7 mejores tips para optimizar la gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia.

1. Fomentar el diálogo y la colaboración

Hay que escuchar dentro de las Instituciones de Justicia y darle mucha importancia a la colaboración. Los funcionarios y trabajadores dentro de estas son usuarios activos de tecnología móvil y social, y no quieren quedarse al margen: quieren involucrarse.

Por lo tanto, no podemos ni debemos luchar contra esto. En lugar de exponer sus ideas durante horas, hay que cultivar una atmósfera de comunicación abierta.

Cree oportunidades para que los colaboradores compartan sus pensamientos e ideas entre ellos y permita la improvisación. Recuerde que el verdadero cambio organizacional tiene que ocurrir en todos los niveles.

2. Solicitar comentarios y preguntas

El viejo adagio de que «no existen las malas preguntas» ciertamente se aplica a la gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia. Las preguntas son cómo aprenden las personas, ya sean jueces, abogados, departamentos jurídicos y cualquier funcionario.

Una de las mejores maneras de hacer que las personas compartan sus conocimientos e intercambien puntos de vista es buscar un feedback.

Pida ayuda a los colaboradores y solicite sus opiniones, experiencia y consejos. También es importante invitar a todos a trabajar en conjunto, incluso para hacer pequeñas contribuciones.

Sea transparente al compartir lo que está haciendo y por qué, e indague a su equipo sobre cómo lo harían de manera diferente.

3. Centralizar la información

Como se mencionó anteriormente, las Instituciones de Justicia tienen una mina de oro de conocimiento colectivo a su disposición. Además de la comunicación abierta, es importante un depósito centralizado donde pueda vivir ese conocimiento, para que los empleados puedan acceder a él cuando lo necesiten.

4. Generar nuevas ideas

Las buenas ideas pueden venir de cualquier parte. Abra el crowdstorming (tormenta de ideas colectiva) y el brainstorming (lluvia de ideas) colaborativo a toda la organización mediante el crowdsourcing (colaboración colectiva) de ideas de productos y servicios.

Esto le permite identificar desafíos potenciales, recopilar una amplia gama de perspectivas y desarrollar soluciones en un foro intuitivo y fácil de usar.

5. Establecer comunicación e intercambio inmediatos

La comunicación no es sólo importante a nivel individual. Las instituciones de Justicia también involucran varios equipos, Tribunales, abogados y otros actores como bancos, policía, y más.

Parte de la gestión eficaz del conocimiento es garantizar que todas estas partes móviles puedan comunicarse fácilmente entre sí, ya que, de lo contrario, sus flujos de trabajo se verán obstaculizados y esto repercutirá directamente en el servicio ofrecido a la población.

Elimine tantos silos como pueda y optimice la comunicación. Derribar barreras impulsará la productividad.

6. Fomentar un cambio de mentalidad

Alguien con una mentalidad de “cambio” o “crecimiento” aborda los problemas como oportunidades. Aceptan los desafíos, aprenden de sus contratiempos, no se dan por vencidos y toman el control de sus acciones.

Para que el intercambio en la gestión del conocimiento en el ámbito de Justicia tenga los mejores resultados, esta es la mentalidad que desea cultivar.

Puede hacer esto alineando las estructuras y los procesos institucionales para respaldar esa visión. Establezca objetivos de rendimiento para las personas y para la organización en su conjunto, y luego motive a su equipo para alcanzarlos.

Asimismo, también tiene la opción de modelar el cambio estableciendo ejemplos de comportamientos deseados en las interacciones diarias, solicitando la ayuda de personas influyentes dentro de la organización y, lo que es más importante, asegurando que los equipos sean responsables de los cambios.

7. Uso de la tecnología y la digitalización

Una gestión del conocimiento en el ámbito de la Justicia implica tener una mentalidad con vista al futuro, un punto crítico que debe tener en cuenta un abogado moderno.

Y, para lograrlo, es indispensable adoptar e implementar en los flujos de trabajo nuevas tecnologías para brindarle mayor visibilidad a los procesos, y un buen manejo de la documentación de manera inteligente y automatizada entre todas las partes intervinientes desde una plataforma de gestión judicial, como el SAJ.

Para ello, existen los sistemas de gestión y automatización judicial. Estos cuentan con diferentes funciones clave, incluyendo:

  • Gestión de audiencias: ideal para programar y grabar en dispositivos locales las audiencias de la institución para luego ser reproducidas y obtener un análisis más acertado y productivo.
  • Consulta de procesos y solicitudes: desde esta plataforma el usuario podrá revisar su expediente digital completo y unificado.
  • Gestión de documentación: los documentos integrados al proceso serán visibles para todas las partes, por lo que la gestión del conocimiento es transparente e igual para todos.

Ahora que conoce ampliamente este concepto, y cómo aplicarlo, lo invitamos a comprender más sobre el derecho a la tecnología. Es un tema muy importante que está cambiando al mundo jurídico.

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