¿Qué es la gestión judicial penal y qué tiene que ver la digitalización con ella?

¿Qué es la gestión judicial penal y qué tiene que ver la digitalización con ella?

La gestión judicial penal es una herramienta laboral fundamental para cualquier Institución de Justicia que se desenvuelva en el ámbito penal.

Se trata de un proceso que está íntimamente ligado a la digitalización, ya que la implementación de soluciones digitales —como un software de gestión y automatización Judicial— eficienta las tareas relacionadas y promueve un funcionamiento más rápido en aras de buscar una Justicia Digital expedita y equitativa.

Siga leyendo, abajo encontrará qué es la gestión judicial penal, sus ventajas en relación con la digitalización y cómo las plataformas digitales ayudan en dicho proceso.

¿Qué es la gestión judicial penal?

La gestión judicial penal es la supervisión, el manejo y el monitoreo de un sistema de Justicia Penal.

Los puestos en esta área pueden variar desde jefe del departamento de policía de un pueblo pequeño hasta director de una organización nacional de lucha contra el crimen.

Un sistema de Justicia Penal puede incluir oficiales de línea, investigadores, oficiales judiciales de Tribunales, oficiales correccionales, oficiales de libertad condicional y especialistas en bienestar infantil, así como todos los funcionarios que son requeridos para que el sistema penal del país siga trabajando.

El administrador de un sistema de Justicia Penal estará basado en todos los procedimientos policiales, de seguridad y de emergencia ante desastres, generalmente con un título universitario en sociología o justicia penal y/o un certificado de finalización de un programa de Justicia Penal.

Muchas instituciones educativas ofrecen cursos de gestión de la Justicia Penal como parte de un programa de grado o como complemento de un título universitario o de posgrado. Además, algunas universidades incluyen cursos sobre el tema en sus planes de carrera de administración de empresas.

Actualmente, existen plataformas digitales que se encargan del manejo de los casos y de la interoperabilidad entre Tribunales, Ministerios Públicos, abogados y ciudadanos.

De esta forma, la tecnología ha podido ayudar a optimizar el flujo de trabajo de la gestión judicial penal mediante la digitalización de procesos.

9 ventajas de la gestión judicial penal digitalizada

La tecnología de los software de gestión y automatización permite optimizar y agilizar las labores de la gestión judicial penal, además de garantizar la seguridad de la información y la protección de los datos de todos los sujetos intervinientes en el proceso.

Con esto en mente, vamos a aclarar los 9 beneficios de una gestión judicial penal digitalizada.

1. Promueve la colaboración entre todo el Ecosistema de Justicia

Digitalizar el proceso de gestión judicial penal favorece la interoperabilidad y el intercambio de información de manera automática e inmediata, gracias a tecnologías como los software de gestión judicial.

Como resultado, este tipo de soluciones digitales logran agilizar los trámites procesales con servicios web enfocados en abogados, ciudadanos y otros actores del Ecosistema de Justicia.

Solo así se podrán realizar acciones como:

  • Envío de peticiones;
  • consulta de expedientes digitales;
  • consulta de jurisprudencias.

En ese sentido, intentar programar una reunión con todas las partes intervinientes en un proceso en el modelo tradicional suele ser un dolor de cabeza; hay que comparar el calendario de todos, ver cuándo todos tienen tiempo libre, etcétera.

Si bien existen calendarios digitales y plataformas de colaboración, para la gestión judicial penal es imprescindible una plataforma moderna de gestión de casos, ya que facilitan significativamente todo el proceso con solo unos pocos clics.

Por otro lado, también tiene la capacidad de gestionar y programar audiencias y la grabación local en la institución, lo que contribuye a un análisis más asertivo y productivo por parte del equipo de trabajo.

Antes, durante y posterior al proceso, la gestión judicial penal recabará metadatos generados a partir del uso del sistema, donde contarán con un módulo de estadísticas, una herramienta clave para apoyar la toma de decisiones.

Así, esta tecnología brinda una visualización integrada de las actividades de la Institución de Justicia en forma de gráficos y datos resumidos.

2. Aumento de la productividad de los funcionarios

El corazón de cualquier software de gestión de práctica legal es el proceso en sí. Por lo general, todo lo relacionado con el caso se puede encontrar en el expediente digital.

Esto incluye una línea de tiempo con todos los documentos e historial de las actuaciones realizadas, que vienen a conformar un foliado digital de todo el caso.

Además, cuenta con la funcionalidad del uso de marcadores, tomar apuntes, trabajo compartido y la incorporación de archivos PDF u otro formato digital al expediente, todo respaldado con el uso de la firma electrónica para una mayor seguridad y trazabilidad de los actos.

Con todo en un solo software, los funcionarios saben dónde buscar información relacionada con el asunto sin tener que ponerse en contacto con un compañero de trabajo para enviar el archivo.

En definitiva, estas funcionalidades mejoran la productividad de los funcionarios en la gestión judicial penal.

3. Flujo de trabajo automatizado y ágil

La gestión judicial penal se aprovecha de los flujos de trabajo ágiles derivados de la digitalización de los procesos y de las plataformas de gestión y automatización judicial.

Esto se debe a que estas soluciones cuentan con recursos para eficientar las labores que serán ejecutadas, escalonadas por carpetas y prioridades con acceso restrictivo o colectivo.

Con la utilización de esta tecnología, el proceso asume un aspecto totalmente automatizado, lo que promueve la rápida realización de las tareas. Asimismo, permite la configuración de flujos de trabajo destinados especialmente al trámite y control de documentos.

4. Consultas de procesos y peticiones

Si puede ejecutar consultas de procesos y peticiones en una plataforma digital, obtendrá una comprobación de la gestión judicial penal más completa.

Esto se debe a que la digitalización de los procesos y el uso de plataformas para su manejo, permite que pueda hacer consultas al expediente digital de manera integrada y unificada.

Las respectivas solicitudes y documentaciones inherentes a cada caso pueden ser buscadas usando filtros dentro del propio sistema, lo que garantiza celeridad y transparencia.

5. Gestión automática de documentos

La gestión judicial penal, a su vez, puede sacar mucho provecho de la Gestión Electrónica de Documentos (GED).

La GED ofrece recursos para la administración digital de documentos que permiten su almacenamiento, consulta, resguardo y recuperación en todo momento y de manera rápida y sencilla.

No obstante, esto va más allá, porque no solo es un lugar donde están los archivos, sino que también son respaldados para que, en caso de alguna emergencia o falla, no ocurra su pérdida.

6. Reparto automático de los casos

Con la implementación de la automatización en los flujos de trabajo de la gestión judicial penal, también nos encontramos que puede ser ejecutado el reparto automático de los casos.

Esto se debe a que existen soluciones digitales que permiten que los procesos sean asignados de forma equitativa y transparente entre las unidades judiciales en la misma competencia.

De este modo, facilitan la automatización en las etapas de reparto, con seguridad y trazabilidad garantizadas.

7. Ecosistema de Justicia integral: ¡Una solución para todos!

Ya lo hemos aclarado al inicio de este contenido: la gestión judicial penal no significa únicamente llevar a cabo un proceso judicial en Tribunales o cualquier otra jurisdicción o competencia.

Esto tiene que ver con la actuación de un gran número de actores que deben manejar la misma información para desempeñar correctamente sus funciones y que se pueda llegar a una resolución justa sobre los acontecimientos.

En los últimos años, la adopción de la tecnología en este servicio público ha promovido una transformación digital que se acerca cada vez más a los ciudadanos, generando más rapidez y transparencia para la sociedad.

Con el uso y aplicación de estándares de interoperabilidad, es posible intercambiar información entre Tribunales, Fiscalías, Defensorías, Procuradurías Estatales y Municipales, e instituciones varias que también se encuentren involucradas, como las Secretarías de Seguridad Pública, y estaciones de policía.

8. Teletrabajo para una realidad que no pasa desapercibida

La posibilidad de adaptarse al teletrabajo es otra de las ventajas relevantes que implica la utilización de tecnologías punteras en la gestión judicial penal.

El Covid-19 es una realidad que afectó a la mayoría de las industrias, y la legal no fue la excepción, por lo que, para salvaguardar los derechos de los ciudadanos aún en épocas de emergencia sanitaria, las Instituciones de Justicia tuvieron que acelerar el proceso de trabajar desde casa.

Un ejemplo de éxito fue el Tribunal de Justicia de São Paulo, donde en tan solo 48 horas tuvieron la posibilidad de conectar con 2500 magistrados y 40 mil servidores, quienes pudieron ejercer sus funciones desde sus hogares a través del sistema de gestión Judicial.

Cabe destacar que este Tribunal es el más grande del mundo en manejo de procesos judiciales.

9. Protección de datos

Los datos de los ciudadanos que se encuentran en un sistema de gestión judicial están resguardados bajo varias capas de seguridad:

  • Certificados digitales: permiten identificar a las personas vía digital y cuentan con un nivel de ciberseguridad elevado;
  • Niveles de acceso: se definen qué personas están autorizadas para acceder a los datos de los procesos;
  • Firma electrónica: herramienta digital por excelencia para la prestación de consentimiento de las personas vía electrónica y de forma segura.

¿Quiere saber más sobre la protección de datos? Lea el contenido que le traemos: «La importancia de la protección de datos y cómo lograrla en el Poder Judicial«

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