¿Qué es la Gestión Judicial y cómo acelerarla con la tecnología?

Una efectiva Gestión Judicial brinda a la gente un servicio cada vez más eficaz y, a quienes trabajan en ella, una mejor calidad de vida, laboral y personal. Gracias al uso de la tecnología, se ha agilizado en gran medida.

Se trata de un concepto que comprende toda la actividad organizacional administrativa que tiene como punto de partida el trabajo jurídico diario de los Magistrados, funcionarios y auxiliares. 

Debido a su gran importancia, hemos elaborado este contenido donde explicaremos qué es la Gestión Judicial, cómo llevarla a cabo con éxito y cuáles son los beneficios concretos que le brinda a la sociedad llegar a un escenario de Justicia con tecnología.

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Gestión Judicial: ¿Qué es?

La Gestión Judicial consiste en las prácticas, procedimientos y oficinas que se ocupan de la administración del sistema de las instituciones de Justicia, tales como Tribunales, Fiscalías y otras involucradas en ese ecosistema. Esta se ha ocupado tradicionalmente de:

• Selección de grupos de Jurados;
• Asignación de Jueces a los casos;
• Creación de calendarios de actividades judiciales;
• Radicación y reparto de los casos judiciales;
• Gestión de las actividades en las Unidades Judiciales;
• Notificaciones a las partes y a otros equipos involucrados;
• Gestión de todos los procesos judiciales en las Secretarías y en los despachos;
• Monitoreo del personal no judicial.

También realiza la presentación de documentos jurídicos y un registro de todas las sentencias definitivas que se han dictado en cada Corte, procesando el papeleo generado por los Jueces.

En este sentido, buscan garantizar la diversidad en el Sistema Judicial y facilitar el acceso a las instituciones de Justicia para toda la sociedad.

¿Cómo desarrollar este proceso con éxito?

La Gestión Judicial posee entonces, como punto de inicio el trabajo que realizan los abogados, Magistrados, funcionarios, empleados y auxiliares. Todos deben ser los protagonistas para que el servicio mejore continuamente y en un marco de diálogo, con el aporte de otras disciplinas, en permanente contacto con la realidad social y apoyándose en la tecnología de punta.

Debido a que el volumen de la labor Judicial se mantiene en un incesante crecimiento, es indispensable promover una mejora en las condiciones en la que esta se cumple, en ventaja de quienes quieren hacer valer su derecho a la defensa —ciudadanos y litigantes—, quienes trabajan en ella y los que trabajan con ella —abogados—.

Siguiendo esta misma línea, a continuación, vamos a explicar cómo desarrollar este proceso de una novedosa Gestión Judicial con éxito, para lo que detallaremos los siguientes pilares principales:

Jueces y su rol de líderes

Debido a que los Jueces son los titulares del Tribunal y quienes, en consecuencia, son los encargados de tomar las decisiones, a su vez son los responsables de dirigir el proceso, conducir y organizar la Gestión Judicial y verificar junto con los miembros del equipo de trabajo cuáles cambios son necesarios para implementar a futuro.

Cualquier mejora que deba realizarse bajo este contexto requiere fundamentalmente de la decisión del Juez para tener un mayor impacto y mejores efectos en el órgano que dirige.

Organización en el manejo de casos

El manejo de casos es el proceso mediante el cual las Cortes resuelven los conflictos que forman parte de su flujo laboral cotidiano.

En otras palabras, con el manejo de casos los Juzgados convierten sus ingresos —casos o causas— en resultados —o soluciones—, mediante la tramitación de los expedientes, el dictamen de dispositivas o la intimación a las partes para soluciones conciliatorias.

En definitiva, para un mejor desenvolvimiento de este trabajo es necesario organizar las diferentes actividades o etapas de procesos relacionados.

Motivación de los miembros del equipo

Tanto el Juez como el secretario del Tribunal deben, coordinadamente, trabajar en la motivación de los miembros del equipo; estos son actores imprescindibles de la Institución. 

Deben transmitir apoyo y reconocimiento a sus esfuerzos para el logro efectivo de los objetivos del trabajo en conjunto y cooperativo. Para esto, hay varias técnicas que podrán seguir como, por ejemplo:

• Delegar tareas responsablemente;
• Predicar mediante el ejemplo;
• Reconocimiento de un buen trabajo por escrito en el legajo del trabajador.

De este mismo modo y teniendo en cuenta las habilidades adquiridas, se debe rotar al personal con la finalidad de cumplir su polifuncionalidad y renovando el estímulo de sus iniciativas.

Capacitación permanente

No existe un equipo de trabajo efectivo sin una capacitación permanente de por medio, esto mejora la Gestión Judicial diariamente. Acá debemos buscar promover el desarrollo de aptitudes que tiendan a optimizar el desempeño y la comunicación entre todos los miembros.

Uso de la tecnología

Actualmente, grandes volúmenes de procesos son un enorme desafío que las Instituciones de Justicia se enfocan en resolver y, para esto, es imperante acudir a la tecnología y buscar la Justicia Digital. 

En 2015, por ejemplo, existían alrededor de 100 millones de procesos judiciales en Tribunales brasileños.

Tan solo en el Tribunal de Justicia de Sao Paulo —el más grande del mundo en cantidad de casos—, habían aproximadamente 25 millones.

En ese instante todos los expedientes eran físicos, lo que consumía una inmensa cantidad de papel, además de necesitar grandes espacios de archivos para albergar todos los expedientes.

Sumado a esto, los trámites tardaban mucho, considerando los múltiples procedimientos analógicos que se realizaban; actos como el reparto o la incorporación de nuevos documentos a las causas tardaban más de 20 minutos en promedio.

Y, por si fuera poco, la pandemia del Covid-19 agravó estos desafíos, y agregó la necesidad de trabajar remotamente.

Entonces, ¿cuál es la solución para mejorar la Gestión Judicial?

Sin duda, la implementación de tecnologías como el SAJ, es un factor determinante para resolver todos los problemas derivados de los procesos tradicionales, esto conlleva a generar grandes beneficios para el Poder Judicial.

Solo en un período de 3 años de gestión de SAJ, los indicadores de éxito son sorprendentes:

• Más de 35 millones de procesos judiciales en trámite y más de 100 millones en total;
• Más de 165 mil usuarios directos;
• Ahorro de más de 20 mil toneladas de papel, lo que representa USD $12,5 millones.
• Alrededor de 19,5 millones de horas son optimizadas con la incorporación automática de documentos;
• Disponibilidad las 24 horas del expediente digital.

Al ser el trámite del proceso hecho de manera 100% digital, la información procesal es almacenada con el mecanismo criptográfico que garantiza un gran nivel de ciberseguridad e integridad.

La seguridad, integridad y la validación de los documentos electrónicos del sistema, son garantizados a través de tecnologías de certificación, utilizando firma y radicación electrónica.

Medición de resultados

Los cambios en la Gestión Judicial deben basarse en criterios realistas y con posibilidad de ser medidos y, para concretarlos, es imprescindible contar con una herramienta virtual que brinde la capacidad de análisis predictivos y prescriptivos con alto nivel de sofisticación matemática y computacional; esto nos brinda un escenario actual confiable y tendencias para el futuro.

SAJ Insights, por ejemplo, es una solución que cuenta con estas funcionalidades, lo que es un apoyo invaluable para la toma de decisiones acertadas, en todas las esferas de la organización —operativos, tácticos y estratégicos—; está especialmente desarrollada para los requerimientos de la Justicia.

4 beneficios concretos que puede brindarle la tecnología

Hasta este punto hemos enmarcado a la tecnología como una pieza clave para la sana y correcta administración de una Justicia Digital, pero, ¿cuáles son sus beneficios en concreto? A continuación, indagaremos sobre los 4 principales:

1. Beneficio social

Como todos sabemos, el acceso a la Justicia y a servicios Judiciales, es un derecho humano que debe ser respetado y protegido por el Estado y, además, son algunas de las condiciones sine qua non para construir sociedades fuertes y sostenibles, según la Organización de las Naciones Unidas —ONU—.

A pesar de ello, más de 1000 millones de personas aún están lejos de las Instituciones de Justicia.

En contraste a esto, en los lugares donde la Justicia Digital está consolidada, simplifica el acceso a los órganos judiciales, brindándole transparencia a los procesos mediante tecnologías disruptivas y seguras, a las que pueden ingresar las partes interesadas en todo momento para monitorear el avance de sus casos.

2. Principio de celeridad: ¡Nunca antes más garantizado!

En los Tribunales que utilizan tecnologías como el SAJ, una solución que automatiza la Justicia, se logran resultados impresionantes:

• Hasta el 620% de reducción en la duración del tiempo de trámite;
• Mejora aproximadamente el 90% de la velocidad de procesamiento entre el reparto del caso y el primer caso del magistrado;
• Ahorro de 25.7 millones de horas de trabajo.

En paralelo, permite eliminar actividades burocráticas como el adjunte de documentos, sellar, firmar e incorporar autos a la causa de manera manual.

3. Son amigables con el medio ambiente

Si consideramos el modelo de trámite físico, el Consejo Nacional de Justicia de Brasil —CNJ—, estima que para los 20 millones de nuevos casos que se abren en el país cada año, serán requeridos 46 toneladas de papel, lo que es igual a 690 mil árboles talados y al uso de 1.5 millones de metros cúbicos de agua. Esto es, impresionantemente, lo suficiente para abastecer a una ciudad de 27.000 habitantes durante todo un año.

Y, los Juzgados que usan el SAJ, llegan a ahorrar hasta 20 mil toneladas de papel en un plazo de 3 años.

4. Mejora la economía

La tecnología, al agilizar los procesos, también está asegurando una ganancia del 15% en la producción nacional, un 10% en nivel de inversiones en el país y una reducción del 10% en la tasa de desempleo, según estudios del Instituto de Investigación Económica Aplicada de Brasil.

Asimismo, bajo el contexto de la Gestión Judicial, el dinero que es ahorrado de la impresión, confección y almacenamiento de papel, puede ser redireccionado para promover un servicio de mayor calidad para la población.

Como verá, el uso de la tecnología reduce el consumo de papel en empresas e Instituciones Jurídicas. ¡Es un tema sobre el que debe seguir leyendo!