Automatización de los procedimientos judiciales: ¿Cómo lograrla?

La automatización en los Procedimientos Judiciales es un neologismo adoptado a raíz del surgimiento de empresas emergentes que están desarrollando tecnologías enfocadas en el uso de herramientas vanguardistas aplicadas al Derecho.

Y, es que, si los sistemas son implementados en todas las industrias del mundo, ¿por qué en el Poder Judicial debería ser diferente?

En este contenido vamos a explorar qué se entiende por automatización de Procedimientos Judiciales y cómo esta innovación legal de las legaltechs o lawtechs y sus softwares, han impactado positivamente en grandes Tribunales latinoamericanos.

¡No te apartes, quédate hasta el final que traemos la información que necesitas!

¿Cómo es la automatización en los procedimientos judiciales?

Un elemento crítico que afecta el desempeño de los procesos judiciales es la automatización en Tribunales, la cual podríamos definir como una Justicia con tecnología que reduce o elimina las actividades humanas asociadas con el procesamiento de casos judiciales.

Estas herramientas digitales no se limitan de ninguna manera a equipos básicos como las computadoras. Van mucho más allá.

De hecho, pueden abarcar una variedad de funciones que incluyen, por ejemplo, presentación electrónica, calendario electrónico, envío y recepción de oficios, centro de notificación en línea, etcétera.

Estas funciones pueden ser aisladas o integrarse en un sistema electrónico de gestión de casos, donde podremos checar los expedientes digitalizados e, incluso, los jueces podrán emitir un fallo incorporado a este y publicarlo en el portal de la plataforma, para así lograr que todos los tipos de Justicias lleguen a la finalidad para la que fueron creadas.

Cuando la automatización en el Derecho se implementa correctamente, reduce significativamente la duración y el costo de los Procedimientos Judiciales. Justo acá es donde comenzamos a tocar su importancia.

¿Por qué es importante esta automatización en el Derecho?

Para conocer su importancia, a continuación, vamos a detallar 4 puntos clave que hacen de la automatización una pieza fundamental en la transformación digital de los Tribunales y su efectividad. Asimismo, vamos a explicar cuáles son sus implicaciones:

Actos jurídicos procesales más rápidos

Implementar softwares como la Solución para la Justicia —SAJ— de Softplan, por ejemplo, brinda numerosos beneficios para la celeridad en los procesos. Instituciones de Justicia que utilizan este sistema destacan que lograron hasta el 620% de reducción en la duración del tiempo de trámite y mejora de hasta el 90% la velocidad de procesamiento entre el reparto del caso y el primer acto del magistrado.

En efecto, Justicia Digital promueve la eliminación de actos burocráticos y arcaicos en físico como adjuntar e incorporar documentos, sellar y firmar.

Únicamente con la automatización del reparto de procesos, la incorporación de documentos en expedientes digitales y las firmas electrónica, se obtuvo un ahorro de:

• 25,7 millones de horas laborales;
• 19.5 millones de horas optimizadas con la incorporación automática de documentos;
• 6.2 millones de horas en el reparto automático de procesos.

Este tiempo ahora es invertido de manera más estratégica y precisa para la sana y rápida concretación de los actos jurídicos en Tribunales.

Integraciones que facilitan la administración de justicia entre Instituciones

Una integración jurídica no es más que la conexión e interoperabilidad entre varias Instituciones y Juzgados para intercambiar información de manera expedita.

El Tribunal de Justicia de Ceará —TJCE—, es un caso de éxito. Pusieron en marcha su proceso de transformación digital tras la incorporación del SAJ en Unidades Judiciales de primera y segunda instancia de jurisdicción.

Después de este primer paso, dieron otro más grande aún y firmaron una alianza de integración junto al Ministerio Público, Defensoría del Pueblo y otras grandes instituciones como bancos, compañías de seguros, empresas eléctricas, lo que desencadenó una comunicación más rápida con los encargados de la Justicia.

En efecto, esta interconexión entre instituciones genera un gran ahorro de tiempo y dinero, ya que las notificaciones son realizadas de manera automática.

En paralelo, destacamos a la Jurisdicción Especial para la Paz —JEP—, en Colombia, que trabaja con expedientes digitales. Esto quiere decir que aseguran las garantías procesales debido a la automatización en la recepción de notificaciones y elaboración de documentos y que, además, los Magistrados pueden realizar una decisión, entre otras actuaciones dentro del Tribunal.

Procedimientos Judiciales con menos costos y pérdidas

Aunque no es un dato que cualquier individuo pueda observar, los Procedimientos Judiciales conllevan un gran gasto para el Poder Judicial y, en definitiva, para el país.

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico —OCDE— hizo un estudio donde constató que, en sus Estados miembros, los problemas jurídicos cuestan aproximadamente el 0.5% al 3% del PIB, lo que representa una carga directa para el Estado.

Asistencia más amplia a toda la sociedad

La automatización de los Tribunales coadyuva en la mejora del acceso a la Justicia. En concreto, proporciona acceso gratuito a la Justicia, agiliza el intercambio de documentos e información y aliviana el tratamiento de los procedimientos Judiciales en general.

Según World Justice Project, 6.5 millones de personas no tienen sus necesidades atendidas por la Justicia; lo que representa un 84.7% de la población mundial; una problemática social que es necesario resolver.

De este modo, la Justicia Digital y la automatización en el Derecho no solo es una solución a esta clase de problemas, sino que se posiciona como una facilitadora de la interacción entre las entidades involucradas y un catalizador para que el usuario —interno y externo— de los servicios misionales de las Instituciones que imparten justicia, tenga éxito finalmente en la resolución oportuna de conflictos.

¿Cómo lograr la automatización en los procesos judiciales?

Podemos responder a esta pregunta de una manera sencilla: hay que incorporar un software de automatización Judicial; esta es la mejor opción para adoptar procesos que logren optimizar cada etapa del flujo de trabajo rutinario.

Ahora bien, para ir más a fondo, en las próximas líneas vamos a explicar 3 consejos para implementar la automatización de los procedimientos judiciales correctamente:

1. Entender el proceso y su gradualidad

La mejor manera de entender un proceso es realizando un mapa de “estado actual”, el cual debe reflejar el proceso tal como funciona actualmente; y otro mapa de “estado futuro”, que tiene que detallar cómo debería funcionar el flujo de trabajo Judicial mejorado.

En este punto debemos reflexionar sobre el nivel de granularidad —dimensión de almacenamiento de datos como, por ejemplo, fechas— que es necesario mostrar en los mapas de proceso.

2. Formar equipos para efectivizar de manera correcta el nuevo flujo de trabajo

Cargar la tarea de mapeo de procesos e implementación debe ser una actividad para uno o varios equipos de trabajo para que se familiaricen con las nuevas metodologías y pasos aplicables.

De esta forma, podrán conocer por qué hay que esperar “X” cantidad de tiempo para que se complete un paso en particular antes de que puedan comenzar a trabajar en el paso siguiente.

En definitiva, es igual que los Procedimientos Judiciales actuales debido a que tienen un periodo de vigencia antes de que caduquen, sin embargo, es importante verlo y entenderlo también en la interfaz digital.

Es por esta razón que deben hacerse talleres a los que asistan diferentes representantes, ya sean Magistrados, funcionarios de archivo y de recepción de documentación y causas, entre otros; hay que integrar a todos los roles que están trabajando en el proceso actual.

3. Capacitar a los profesionales y trabajadores del Tribunal

Sin duda, capacitar a los profesionales del Derecho y los trabajadores del Tribunal es un paso que no puede pasar desapercibido.

Los Juzgados, para consolidar su nueva realidad, deben tener por objetivo no solo conocer el formato digital que ya vienen manejando a diario, sino las mejores prácticas de operar Procedimientos Judiciales virtuales.

Es un esquema que debe estar enfocado en capacitar a Magistrados y empleados judiciales para la completa utilización del software.

Yéndonos a lo empírico, el proyecto PUMA —Plan de Unificación, Modernización y Alineamiento— elaborado por el Tribunal de Justicia de Sao Paulo —TJSP—; tuvo un gran éxito al unificar y expandir el SAJ a todos los departamentos y, así, usar un sistema único en 2267 Unidades Judiciales en solo 18 meses de implantación.

Llegaron a capacitar a más de 42 mil funcionarios, digitalizaron más de 60 millones de procesos y el cambio a lo digital promovió un ahorro de más de 20 millones de horas de trabajo.

Ultimas consideraciones

Jurisdicciones como el TJSP, al implementar el SAJ como su software dedicado para los procesos jurídicos, pudieron incluso llevar a cabo un modelo de trabajo remoto y, en tan solo 48 horas, conectar totalmente sus 2.5 mil magistrados y 40 mil servidores que trabajaban con seguridad desde sus hogares a través del sistema de gestión Judicial de la Institución.

En concreto, la tecnología de automatización fue indispensable dentro del reparto de procesos con reglas preconfiguradas, la incorporación de documentos, estadísticas automáticas, entre otras tareas y acciones repetitivas.

El proceso de digitalización de la Justicia es un tema que sigue. ¡Continúa nutriendo tu conocimiento!