5 herramientas de productividad que debes considerar en el servicio público

En el entorno tan dinámico de la Gestión Pública, la eficiencia y la productividad son fundamentales para garantizar un funcionamiento óptimo de las instituciones y una prestación de servicios eficaz a los ciudadanos.

En este contexto actual de transición hacia un gobierno digital, las herramientas de productividad que ofrece la tecnología para simplificar los procesos y mejorar la gestión interna, desempeñan un papel clave.

Desde la automatización de flujos de trabajo hasta la optimización de la gestión del contenido y el análisis de los datos fiscales, estas herramientas están diseñadas para maximizar la eficiencia, estandarizar procesos y mejorar el rendimiento global de las instituciones.

Si busca potenciar la productividad de su equipo y elevar la calidad de los servicios ofrecidos a la ciudadanía, estas soluciones tecnológicas son un recurso valioso que no puede pasar por alto.

En este post, queremos presentarle 5 módulos esenciales con los que debe contar toda herramienta de productividad que evalúe para la implementación en su institución.

¡Siga leyendo para descubrirlas!

La importancia de la productividad en el servicio público

La productividad de los funcionarios públicos es un aspecto fundamental que se refiere a la óptima administración del tiempo, permitiendo alcanzar los objetivos institucionales y mejorar la satisfacción de los ciudadanos.

En este sentido, para aumentar la eficiencia en las instituciones, resulta esencial que los servidores públicos estén plenamente enfocados en sus responsabilidades, ya que su desempeño influye significativamente en el funcionamiento general del sistema.

No obstante, este concepto abarca más aspectos, puesto que también implica la comprensión de factores que afectan la productividad individual de cada persona.

Es importante reconocer que contar con expertos en cada área no garantiza una ejecución confiable y competente de las tareas. Por lo tanto, la calidad del trabajo es crucial para obtener resultados positivos.

Para quienes están encargados de la gestión de personal en una organización, es esencial entender que el tiempo invertido en la oficina no siempre se traduce en mayor productividad.

En realidad, si se reducen las horas laborales gracias a la implementación de herramientas de productividad y se consiguen obtener resultados satisfactorios, la institución se ve beneficiada.

El objetivo principal es impulsar a los colaboradores en el sector público a avanzar en sus responsabilidades y convertirse en el motor que permita un progreso significativo en el cumplimiento de las metas de la institución.

5 herramientas de productividad para el servidor público

A la hora de evaluar la contratación de una herramienta de productividad para la Gestión Pública, debe asegurarse de que incluya estos 5 módulos clave para garantizar la máxima eficiencia tanto para los colaboradores como para la institución:

1. Portal de atención

En primer lugar, es esencial un portal en línea destinado a los usuarios externos que facilite y agilice los servicios ofrecidos a los ciudadanos. Este portal permitirá la apertura y seguimiento de procesos a través de Internet desde cualquier lugar, lo que ahorrará tiempo de desplazamiento y reducirá las esperas para acceder al servicio.

En el caso de Solar BPM, el portal es altamente personalizable y se adapta completamente a la identidad de la institución, brindando una experiencia coherente y reconocible para los usuarios.

2. Módulo para la gestión de contenido

Este módulo tiene que estar diseñado para permitir la creación de documentos mediante editores de texto de manera totalmente integrada con el sistema y la gestión del proceso administrativo.

Desde el momento en que se abre un documento y se inicia su tramitación hasta su consolidación y archivo, el módulo abarca todo el ciclo de vida del contenido.

Además de facilitar la creación y edición de documentos, este módulo también debe ofrecer la posibilidad de enviar notificaciones a los usuarios del sistema y a aquellos que hayan solicitado servicios.

Su función de incorporar el expediente digital a la solución también es de gran relevancia, pues esta permite:

• acceder a los metadatos de los procesos;
• revisar en qué etapa del flujo se encuentran;
• identificar tareas pendientes;
• y llevar a cabo firmas electrónicas de manera segura y eficiente.

3. Módulo de gestión procesal

El módulo de gestión procesal tiene como función principal centralizar todos los documentos relacionados con el proceso de un repositorio compartido. También coordina de manera efectiva el ciclo de vida de los documentos, abarcando la captación, el almacenamiento de gestión de los mismos.

Asimismo, proporciona la posibilidad de compartir información de manera sencilla, segura y transparente tanto entre sistemas internos como externos.

En Solar BPM, esté módulo permite que los usuarios internos accedan y visualicen de manera clara y organizada sus tareas pendientes, junto con los plazos correspondientes, lo que resulta en un mayor control y seguimiento de sus actividades.

4. Información de gestión

Mediante el módulo estadístico, se facilita la visualización de tableros intuitivos que brindan una comprensión detallada del funcionamiento de la institución.

Esta valiosa funcionalidad resultará fundamental para identificar aquellos procesos que requieren ajustes en la institución, así como para tomar informadas respaldadas por datos con el objetivo de mejorar el rendimiento y la productividad.

5. Automatización

Dentro de la plataforma Solar BPM, se encuentra disponible un módulo especializado en la modelación y automatización de procesos mediante una representación visual basada en la notación BPMN 2.0.

Esta funcionalidad permite estandarizar los flujos de trabajo, lo que se traduce en una mayor eficiencia y agilidad en la ejecución de las tareas.

El módulo de automatización ofrece una configuración completa del flujo del proceso, desde su inicio hasta su finalización, incluyendo niveles de acceso, asignación de responsables, elaboración de formularios y las integraciones necesarias para el correcto funcionamiento del proceso.

Incluso, se pueden establecer plazos y tiempos para asegurar el seguimiento puntual de cada proceso.

Impulse la productividad de su equipo

En el servicio público, la adopción de herramientas de productividad se ha vuelto esencial para optimizar las operaciones y brindar servicios eficientes y transparentes a la comunidad.

Entre estas herramientas, Solar BPM se posiciona como una solución integral y poderosa, que gracias a la notación BPMN 2.0, permite estandarizar flujos de trabajo, agilizar tareas y mejorar la eficiencia operativa.

En definitiva, la adopción de una herramienta tecnológica como Solar BPM representa un paso significativo hacia la modernización y el aumento de la eficiencia en su institución. .

¡Descubra todo lo que puede ofrecerle esta tecnología para automatización de procesos en la Gestión Pública!