Plan de cuentas público: Control financiero con un software BPM

La contabilización de las transacciones públicas ha tenido un enorme avance durante los últimos años. Sin embargo, sin un plan de cuentas público, ningún avance ni automatización hubiese sido posible. Pues, este es la base que permite la clasificación y registro de las finanzas de la administración pública.

En tal sentido, es una gran herramienta para el control y la gestión pública. Sobre todo, si se aplican herramientas tecnológicas, prácticas de rendición de cuentas y gobierno digital.

Durante este artículo, explicaremos el plan de cuentas, un instrumento contable primordial en instituciones públicas. Claro que, también es de mucha importancia en instituciones privadas. Así mismo, se detalla la importancia de un plan de cuentas público, su estructura, uso y transcendencia en el manejo de recursos. 

 ¿Qué es un plan de cuentas público?

Un plan de cuentas público es un listado de elementos contables que permiten contabilizar y gestionar las operaciones financieras de los entes de Estado. Es una estructura o lista básica de cuentas que se utiliza como herramienta para la contabilización y clasificación de las actividades económicas del sector público. Bien sea en gastos, ingresos, patrimonio, activos, pasivos, costos de producción, cuentas de orden deudor, acreedor o de presupuesto y tesorería.

En el plan de cuentas se establecen todas las posibles clasificaciones contables que pueden tener las operaciones desarrolladas por la Administración Pública. De allí que sea considerado como una herramienta de sistematización y control de las finanzas del Estado.

¿Cuál es la importancia del plan de cuentas público?

El plan de cuentas público es concebido como la estructura principal de clasificación, control y contabilización de las actividades desarrolladas por las entidades públicas. En consecuencia, se considera un instrumento para monitorear y contabilizar las operaciones del Estado de acuerdo con la naturaleza contable de dichas actividades.

En este sentido, el plan de cuentas público provee información importante para la toma de decisiones de políticas públicas y permite medir los resultados obtenidos durante una determinada gestión. 

¿Cómo se estructura y usa el plan de cuentas público?

En este apartado, vamos a desarrollar la estructura de un plan de cuentas público y explicaremos cómo se utiliza en la cotidianidad de la administración pública.

¿Cómo se estructura un plan de cuentas público?

La estructura básica de un plan de cuentas público está constituida por cinco niveles de clasificación contable. Estos niveles van desde lo más general a lo más específico. Y, pretenden facilitar la clasificación de las operaciones realizadas por la Administración. Cada nivel del plan, tiene un significado y puede tipificarse a través de números o letras. 

Para facilitar su comprensión, veamos la definición de cada nivel que conforma la estructura básica de una partida contable del plan de cuentas público: 

Nivel 1: Grupos

Es la categoría de clasificación más general del plan de cuentas público y está representado por un solo dígito. En este nivel, simplemente se pueden clasificar las operaciones de acuerdo con su naturaleza en: activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto, costo de ventas y operación, costos de producción, entre otros.

Nivel 2: Subgrupos

Es la segunda categoría de clasificación, en la que se tipifican las partidas en grupos y se encuentra representado por un solo dígito. Se puede tomar en consideración la convertibilidad de la cuenta o la procedencia de la operación. Algunos ejemplos de grupos contables de clasificación son: activo corriente, activo no corriente, ingresos ordinarios o ingresos extraordinarios.

Nivel 3: Cuentas

Es el tercer nivel de clasificación y se encuentra representado por un solo dígito. Este renglón se conforma con las cuentas contables que se encuentran en los subgrupos. Por ejemplo: efectivo, créditos, o depósitos.

Nivel 4: Subcuentas

Es el cuarto nivel de clasificación, contiene dos dígitos y está conformado por los elementos que conforman la cuenta expresada en el nivel anterior. Algunos ejemplos de subcuentas son: Bancos, bienes raíces o pago de sueldos y salarios.

Nivel 5: Auxiliares

Es el último nivel de clasificación y se trata de la descripción más detallada de los elementos que conforman la subcuenta del nivel anterior. Pueden tener tres o más dígitos. Algunos ejemplos de clasificación de este nivel son: débito fiscal, crédito fiscal o sueldos y salarios por pagar a un trabajador de la alcaldía. 

¿Cómo se usa un plan de cuentas público?

Es importante recordar, que el plan de cuentas público es una especie de guía o estructura que permite clasificar contablemente las operaciones realizadas por el Estado. En tanto, para utilizar esta herramienta, le recomendamos seguir los siguientes pasos:

1.    Identificar la operación que desea clasificar

El primer paso es saber cuál es la operación que se necesita clasificar. Bien sea, la compra de propiedad, planta y equipo o el pago de sueldos y salarios. Este es el punto de partida.

2.    Clasificar la operación de acuerdo con su naturaleza contable

Aquí, se debe asignar la operación al grupo contable que corresponda. De igual manera, debe seleccionar el subgrupo, cuenta, subcuenta y auxiliar que se encuentre en el plan público de cuentas y que se asemeje a la naturaleza de la operación clasificada.

3.    Elaboración de asientos y reportes

Una vez realizada la identificación contable de la operación. Debe proceder con la elaboración de asientos contables y reportes. Estos últimos puede ir dirigidos a niveles superiores de la administración pública. Sin embargo, los informes también pueden ser presentados ante la ciudadanía en actividades o prácticas de rendición de cuentas o gobierno.

¿Cuáles son los beneficios de la implementación del plan de cuentas público en la rendición de cuentas y el manejo de recursos?

Los beneficios de la implementación de un plan de cuentas público en la rendición de cuentas y el manejo de recursos son:

 Presentación de información útil, clara y sencilla

El plan de cuentas público actúa como una columna vertebral en la clasificación y presentación de las actividades desarrolladas durante una determinada gestión. En tanto, tener un criterio único de clasificación de cuentas, favorece la generación y presentación de información de calidad. Y, sobre todo, información sencilla que puede ser entendida por la ciudadanía en general y utilizada para la toma de decisiones.

Monitorear el uso de los recursos y del patrimonio de la nación

Implementar un plan de cuentas público utilizado por todas las instituciones del Estado hace más fácil el monitoreo de los recursos de un país. Sobre todo, porque todas las operaciones están clasificadas y se pueden identificar fácilmente como ingresos, gastos, pasivos o activos.

Evaluación de gestiones

En un proceso de rendición de cuentas se aprecian de forma detallada la forma en que se gestionaron los recursos durante un período. En este sentido, el plan de cuentas público hace más fácil la identificación de los recursos de la nación. Los ciudadanos pueden observar si el gobierno gastó más de lo que le ingresó, o si se endeudo más de los límites recomendados.

Cubrir los requerimientos y necesidades

El plan público de cuentas facilita el control de los recursos públicos. Y, coadyuva a que los ingresos del Estado, sean suficientes para cubrir sus obligaciones y requerimientos.

¿Por qué es fundamental contar con un plan de cuentas público?

Es fundamental contar con un plan de cuentas público porque permite establecer un criterio único de numeración y clasificación contable para dichas operaciones, mientras se monitorea la gestión de los recursos públicos.

Tener o actualizar un plan de cuentas público también contribuye a la modernización del sistema contable del Estado. Lo cual incluye el ordenamiento, clasificación, sistematización y registro de todas las transacciones públicas.

También es importante contar con un plan de cuentas público porque: 

1. Es un instrumento que permite registrar todas las operaciones del Estado.
2. Hace posible la estructuración y la clasificación de cada transacción económica pública.
3. Permite identificar fácilmente datos relevantes.
4. Favorece el control de las finanzas públicas.
5. Es una herramienta utilizada para la planificación estratégica.
6. Provee información útil para a toma de decisiones. 
7. Facilita la supervisión del manejo de los recursos.
8. Contribuye a resguardar el patrimonio de la nación.

El plan de cuentas público es una herramienta de vital importancia en un Estado. Principalmente, porque unifican un criterio de clasificación para las actividades que ejecutan todas las instituciones de la Administración Pública. Además, facilita el monitoreo de los recursos de una nación, así como la preservación de su patrimonio y el cumplimiento de las obligaciones del Estado. 

Finalmente, ahora que ya ha aprendido sobre el plan de cuentas público y su importancia para la gestión de las finanzas de la administración pública. Le invitamos a contactarnos y visitar nuestra página web donde podrá observar las diferentes opciones de tecnología que ofrecemos para una transformación digital exitosa. En Softplan, somos pioneros en la implantación del proceso digital en la justicia y en la seguridad de datos.