Sistema de monitoreo: Supervisión y control para una gestión eficiente

Contar con un sistema de monitoreo eficiente y organizado es imprescindible para una buena gestión. En el campo de la Justicia, las herramientas de tecnología legal y la digitalización de procesos se han convertido en claves para fortalecer los servicios en materia jurídica que recibe la ciudadanía.

Las herramientas de control y supervisión, que incluyen la implementación de sistemas de monitoreo efectivos, ayudan hoy a mejorar procesos y gestiones dentro de las Instituciones del Poder Judicial, como Tribunales, Ministerios Públicos y Fiscalías.

También generan impactos positivos que benefician a los ciudadanos de a pie y optimizan la práctica de la abogacía pública y privada.

En este post le explicaremos a fondo la importancia del monitoreo en la gestión de proyectos y cómo la tecnología especializada (lawtech) coopera para un Sistema Judicial más transparente y justo.

También le contaremos cómo la práctica de un sistema único en todo el Poder Judicial puede conllevar una mayor productividad, transparencia y rapidez de todo lo relacionado con el ejercicio de la Justicia, brindando plazos de respuestas más cortos para usuarios y ciudadanos. 

¿Qué es un sistema de monitoreo y por qué es importante?

Un sistema de monitoreo es un conjunto de procesos y procedimientos que permiten a los responsables de un proyecto o programa hacer un seguimiento de su progreso, para así aplicar los ajustes necesarios.

Básicamente, el monitoreo ayuda a garantizar que un proyecto o programa avance de acuerdo con lo planteado, permitiendo alcanzar los objetivos trazados.

La Unesco y la OIT (Organización Internacional del Trabajo) definen el monitoreo como un mecanismo para “indagar y analizar” de forma constante, las actividades que se ejecutan y los resultados que se obtienen. 

La implementación de sistemas de monitoreo en cualquier campo, no solamente en el Judicial, ayuda a los responsables de los programas y proyectos a lograr estos objetivos:

• Detectar errores, necesidades, obstáculos, diferencias en sus procesos.
• Ejecutar seguimientos rigurosos de lo que sucede en una determinada gestión pública o privada.
• Analizar continuamente un proyecto, programa o política puesta en acción.

Sobre cómo construir un sistema de monitoreo eficiente, organizaciones como la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (Cepal) apuntan a que debe ser un proceso continuo.

Esto es muy importante, ya que es lo que permite la recolección sistemática de información con base en una lista de indicadores.

• Los indicadores —de acuerdo con la Cepal— son todas las variables y datos estadísticos que pueden ser posteriormente analizados y trasladados a estudios, diagnósticos y evaluaciones.
• Los indicadores son vitales, porque ayudan a optimizar los desempeños y corregir lo que sea necesario. 

Un sistema de monitoreo eficiente, como el que ofrece un software de tecnología legal o lawtech, también ayuda a reportar tendencias.

De acuerdo con la OIT, todo esto permite dar información pertinente para la toma de decisiones estratégicas por parte de los responsables de implementar y gestionar un determinado proyecto o programa.

Implementación y uso de un sistema de monitoreo para una gestión eficiente

Los sistemas de monitoreo pueden ser implementados en cualquier sector, pero son particularmente importantes en la gobernanza pública y en ámbito del ejercicio de la Justicia.

Debido a que los proyectos y programas de interés público a menudo son financiados con fondos gubernamentales y/o por organizaciones de actuación internacional, es importante garantizar que estos fondos se utilicen de manera efectiva y eficiente mediante una gestión transparente.

Estas son tres ventajas principales que se obtienen al implementar un sistema de monitoreo basado en tecnología legal:

Mayor eficiencia

La tecnología legal ayuda a automatizar muchas de las tareas que antes se hacían manualmente y consumían tiempo en Tribunales, Juzgados, bufetes, etc. 

Mayor precisión

Los monitoreos que usan herramientas de legaltech, permiten garantizar que la recogida y análisis de los datos o indicadores se haga de manera más precisa e inmediata. Esto mejora la calidad de las decisiones que se tomen.

Mayor transparencia

Un mecanismo de monitoreo con la tecnología legal adecuada, facilita la visualización de los datos recogidos, la transparencia y la rendición de cuentas.

6 pasos para implementar un sistema de monitoreo

A la hora de implementar un sistema de monitoreo para una gestión eficiente de los programas y proyectos, siga estos seis pasos:

1.Tenga claridad en sus objetivos y metas

Antes que todo, pregúntese lo siguiente: ¿Qué espera alcanzar con un determinado proyecto o programa? 

Después de clarificar sus objetivos, comience con el desarrollo de un sistema de monitorización que le permita hacer el rastreo de su progreso en esa dirección.

2.Establezca los indicadores claves para sus mediciones

Los indicadores claves de rendimiento (KPI) son medidas específicas que permiten establecer si un determinado proyecto o programa está evolucionando de acuerdo con lo previsto. 

Para el éxito de una medición de variables o datos es crucial escoger los KPI más pertinentes, que puedan ser medidos de manera confiable y que estén alineados con los objetivos del plan. 

3.Seleccione un sistema de monitoreo continuo 

La recolección de datos debe hacerse de forma regular. Para ello la implementación de sistemas de monitoreo debe permitirle la recolección de la mayor cantidad de datos posible.

Mientras mayor sea su base de datos recolectados, podrá rastrear de manera más eficiente la evolución o progreso de su programa o proyecto.

Esto es muy importante porque es lo que le permitirá tomar decisiones oportunas e informadas. Tenga en cuenta que para recoger estos datos puede utilizar una variedad de mecanismos tales como:

• Registros
• Sondeos
• Encuestas
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Grupos focales
• Métodos de observación

En la práctica jurídica, podría ser, por ejemplo, la recolección de datos que permitan cuestionar la validez de un proceso legal e incluso, que faciliten el armar una presentación sobre excepciones procesales.

4.Someta los datos a un análisis regular 

No solo se trata de recoger los datos. También, necesita analizarlos con regularidad.

Para ello debe tener acceso instantáneo a las estadísticas, gráficos, tablas y otros métodos que arroje el sistema de monitorización que haya implementado. Esto es lo que le permitirá identificar qué áreas debe mejorar.

5.Decida con bases y pruebas 

La implementación de sistemas de monitoreo le ayudará a tomar decisiones informadas que lleven a optimizar sus programas y proyectos. 

Por ejemplo, en las Instituciones de Justicia o en el funcionamiento de los Tribunales, si los monitoreos revelan dónde están los cuellos de botella que retrasan la atención de los ciudadanos, los responsables pueden tomar cartas en el asunto y medir la efectividad de sus decisiones en distintos plazos.

6. Mantenga el foco en dar seguimiento

Luego de tomar decisiones con base en las evidencias y datos recolectados, debe hacerse un seguimiento de los progresos.

De allí la importancia del monitoreo en la gestión de proyectos, ya que permite determinar qué está funcionando, qué no y qué medidas para corregir un determinado problema o atasco se deben tomar.

El papel de la tecnología en los sistemas de monitoreo

En la actualidad, un sistema de monitoreo se vale de herramientas automatizadas como los software de tecnología legal. Estos software ayudan a recopilar, almacenar y analizar datos del sistema judicial y penal. 

Un ejemplo práctico de tecnología legal son las bases de datos jurídicas que hoy facilitan la búsqueda y consulta rápida de la jurisprudencia. Esto ayuda a dar seguimiento a asuntos legales y judiciales y a una mejor toma de decisiones. 

En el campo de las Leyes, es muy común que se use el monitoreo judicial para lograr objetivos como:

• Identificar tendencias y problemas en el sistema de Justicia.
• Garantizar procesos transparentes y más rápidos.
• Promover rendición de cuentas, decisiones y actuaciones con presencia de público.
• Mejorar la confianza de la opinión pública ante el sistema de Justicia.
• Implementar soluciones prácticas para subsanar deficiencias, fallas, omisiones, etc.

Para crear un sistema de monitoreo y organizar sus variables, un informe de 2020 sobre evaluación del sistema de Justicia en México, recomienda cuatro dimensiones de la Justicia y que pueden servir como punto de partida. Estas son: 

Eficiencia

En el sector Judicial, se puede medir la eficiencia a través de variables como: 

• grado de diligencia o rapidez al tramitar asuntos; 
• grado de efectividad real al emitirse decisiones judiciales; 
• profesionalización del personal; 
• distribución de tareas;
• número de jueces por cada 100.000 habitantes, etc.

Acceso

Medir el grado de acceso del ciudadano de a pie a la Justicia y las barreras que lo impiden es un elemento que nunca debe faltar en todo monitoreo. Esto es fundamental para garantizar el Estado de Derecho y la equidad social.

Calidad

La calidad del sistema de Justicia está muy vinculado con elementos como:

• acceso a las Instituciones;
• selección de los Jueces;
• reclamos atendidos y número de actuaciones;
• logro de sentencias con costos y tiempos razonables, entre otros factores.

Legitimidad

Las decisiones tomadas por el sistema de Justicia también se pueden medir en función de la credibilidad y aceptación de la gente.

Concluyamos

Ya le mostramos cómo la tecnología cumple un rol clave en la implementación de sistemas de monitoreo. También, cómo las herramientas de legaltech y un software legal pueden ayudarle a llevar una gestión eficiente. 

Ahora se estará preguntando qué tipo de tecnología específica de monitoreo puede ser favorable para lograr todos estos objetivos. La respuesta es SAJ, un software de alta tecnología desarrollado por Softplan, que atiende las necesidades de la Justicia en el mundo.

Desde 1992, SAJ ha ido evolucionando para convertirse en una solución de automatización judicial que reduce el tiempo de los trámites en los procesos judiciales. Brinda agilidad para que los magistrados y servidores cumplan con tareas burocráticas con mayor efectividad.

Entre otras ventajas tenemos:

• Acceso las 24 horas a la información procesal y consulta de expedientes.
• Envío de piezas procesales y mejor gestión de actividades y flujos de trabajo.
• Mayor control y orden lógico de los recursos en las Instituciones de Justicia.
• Facilita la toma de decisiones en los niveles operativos, tácticos y estratégicos de las organizaciones.
• Análisis predictivos y prescriptivos.
• Acceso a indicadores —con rigor matemático— para un sistema de monitoreo confiable.

¿Quiere saber más de esta solución de automatización y tecnología legal? Lo invitamos a conocer los datos e indicadores del SAJ y cómo este software ayuda a optimizar los resultados del monitoreo judicial. ¡No se lo pierda!