espacios inteligentes

¿Cómo los espacios inteligentes benefician al sector legal?

Los espacios inteligentes han llegado para quedarse, y es que funcionan como impulsores de productividad, eficiencia y celeridad en los procesos judiciales. Después de todo, pueden ser implementados tanto en la abogacía privada como en unidades judiciales de las Instituciones.

¡Siga leyendo y conozca más sobre este novedoso tema!

Espacios inteligentes: ¿Qué son?

Un “smart space” o “espacios inteligentes”, por su traducción libre, puede ser definido como el lugar físico o digital en el que las personas y las plataformas virtuales habilitadas por la tecnología interactúan en ecosistemas cada vez más abiertos, interconectados, ordenados e inteligentes.

Fundamentalmente, estos lugares digitalizados se están desarrollando junto con la evolución de innovaciones individuales emergentes de los silos para trabajar en interoperabilidad, con la finalidad de crear un entorno colaborativo e interactivo.

El ejemplo es una ciudad inteligente o un ecosistema urbano inteligente, donde las personas y la tecnología trabajan juntas para crear una comunidad socialmente más colaborativa. 

Como la mayoría de las tendencias digitales innovadoras, las primeras discusiones se centran en los casos de uso más imaginativos en lugar de lo funcional. 

Espacios inteligentes en la industria legal

Independientemente de dónde encajan las personas dentro de la industria legal, la forma en que interactúan con otros fuera de su rol o función determina si van a tener éxito.

Si bien trabajar en colaboración siempre ha sido una necesidad, la eficiencia, la transparencia y la agilidad a menudo se han dejado fuera de la ecuación. 

Y, dado que las expectativas han cambiado en los últimos años, las empresas e Instituciones de Justicia han recurrido a la tecnología para agregar estas cualidades de demanda a su prestación de servicios.

Pero, ¿por qué? Básicamente, por dos puntos en particular:

  • las empresas están tratando de eliminar los silos;
  • los departamentos internos están trabajando para mejorar el compromiso con el negocio;
  • las unidades judiciales de las Instituciones del Poder Judicial necesitan mejorar el acceso y la calidad de la impartición de Justicia. 

Es una ruta tortuosa hacia la conclusión final: el mundo legal ha sido pionero en espacios inteligentes sin saberlo.

Desde salas de datos virtuales, salas de negociaciones y archivos compartidos hasta extranets, intranets y portales de clientes, las organizaciones legales han estado utilizando varias tecnologías para reunir a diferentes grupos de personas desde hace algunos años.

El SAJ, por ejemplo, posee este tipo de tecnologías y se ha mantenido en la vanguardia de este mercado por más de 30 años.

También han invertido en gestión de documentos y herramientas de colaboración. Han implementado software de flujo de trabajo y gestión de proyectos. 

¿El objetivo? Mejorar la colaboración, optimizar los procesos legales, mejorar la transparencia y más. Un claro ejemplo de todo esto es la IA legal.

Esta comenzó como ciencia ficción, pero ahora se ve como una herramienta que elimina las tareas manuales ordinarias que consumen mucho tiempo, como leer miles de documentos en busca de una cláusula crítica.

Es totalmente comprensible, pero tanto los bufetes de abogados como los departamentos legales internos empresariales necesitan innovaciones prácticas y tangibles que los ayuden a reducir costos, mejorar la prestación de servicios, agregar valor y ahorrar tiempo; justo por eso es que buscan migrar y digitalizar sus actuaciones.

Los espacios inteligentes pueden ser la tecnología que busca la industria legal para un mejor desenvolvimiento de sus servicios de cara a la sociedad que los rodea, sus clientes y las Instituciones de Justicia con las que constantemente tienen contacto.

A ciencia cierta, ¿cuáles son las principales funcionalidades de un espacio inteligente legal?

Sin duda, los espacios inteligentes pueden ser implementados tanto en departamentos internos de las empresas, firmas legales y en unidades judiciales de las Instituciones del Poder Judicial siempre y cuando el software empleado cumpla con las funcionalidades necesarias.

Portal electrónico

Un portal electrónico, basado en la tecnología en la nube, facilita la interacción de todas las partes interesadas en un proceso jurídico, por lo que es una solución enfocada en el intercambio de información que busca acelerar los trámites procesales.

Todo mediante el uso de servicios web enfocados para abogados públicos y privados, ciudadanos, Ministerio Público, Tribunales y procuradores.

Permite el intercambio de datos mediante acciones como: 

  • envío de peticiones;
  • consulta de expedientes digitales;
  • revisión de jurisprudencias;
  • chequeo de decisiones judiciales.

Notificaciones en tiempo real

Los usuarios dentro del espacio inteligente jurídico deberán recibir notificaciones automáticas y a través de varios canales de difusión, todo con la meta de garantizar la celeridad y seguridad a los involucrados.

Flujo de trabajo optimizado

Este tipo de soluciones digitales incluyen recursos de flujos de trabajo que tienen por objetivo administrar las actividades que serán ejecutadas basándose en la tecnología, y de forma escalonada por carpetas, prioridades con acceso restrictivo o colectivo.

Con el uso de plataformas como la del SAJ, los espacios inteligentes asumen un aspecto totalmente automatizado, lo que facilita la pronta y efectiva ejecución de tareas como, por ejemplo, configurar los flujos de trabajo destinados particularmente al trámite y control de documentos.

Sumado a esto, es indispensable que las soluciones tecnológicas que promuevan espacios inteligentes puedan integrar sus funciones con sistemas heredados de la organización o Institución Judicial.

En paralelo, debemos poder tener comunicación constante con disponibilidad en todo momento e interoperabilidad con los demás interesados en el proceso como, por ejemplo, abogado privado y Ministerio Público.

Gracias a estas integraciones el ecosistema no solo será smart, también desencadenará una serie de eventos y acciones que mejorarán la productividad de los funcionarios y el acceso a la Justicia por parte de los ciudadanos.

4 requerimientos claves para crear un espacio inteligente legal

Como verá, estamos en un tema bastante particular, por lo que ahora vamos a finalizar definiendo los 4 puntos clave para lograr un exitoso espacio inteligente dentro de unidades judiciales del Poder Público, o de modo privado.

Integrado

Estar conectado es el principio principal del concepto de espacio inteligente. Pero establecer la conexión requiere mucho trabajo preliminar.

Por definición, el espacio inteligente es un lugar singular donde las personas y la tecnología se unen. 

Por lo tanto, debe encontrar una plataforma que pueda proporcionar esa capacidad unificada, que ofrezca acceso centralizado a sistemas, datos y herramientas de TI descentralizados y, al mismo tiempo, sea el centro donde todos los que deben participar (ya sea dentro o fuera de su organización) trabajen y colaboren.

Simplificado

Para que se adopte y utilice un espacio inteligente, la experiencia debe ser intuitiva, útil y atractiva.

Todas las características que los usuarios necesitan deben ser fácilmente accesibles desde el centro de datos. 

Debe necesitar muy poca capacitación, si es que hay alguna. La razón principal de los silos es que las personas usan tecnologías que les son familiares cuando no hay mejores alternativas o se sienten frustrados con una herramienta en particular.

Simplificar la forma en que las personas trabajan y se comunican, y ofrecer la funcionalidad adecuada, en un solo lugar, es clave para brindar un espacio legal inteligente.

Funcional

Aunque esto se mencionó en el requisito anterior, vale la pena repetirlo: un espacio legal inteligente debe ser útil y funcional. El punto es trabajar de manera más eficiente, inteligente y productiva. 

No podemos lograr este objetivo con un espacio que es visualmente atractivo como un folleto pero que no ofrece una variedad de funciones de productividad como administración de tareas, colaboración, administración de contenido, mensajería, uso compartido de archivos, redes, administración de datos, generación de informes, etcétera. 

También debe integrarse con herramientas de terceros que podrían agregar una funcionalidad valiosa.

Automatizado

Al superponerse a la mayoría de los otros requisitos, al tiempo que hace su propia contribución única, la automatización es esencial para un espacio legal inteligente.

Desde la incorporación de datos de IA enriquecidos hasta la eliminación de tareas manuales, la optimización del flujo de trabajo de aprobación y la generación automática de documentos, las funciones legales no pueden volverse más estratégicas y efectivas sin introducir cierta automatización. 

La mayoría de las tendencias y predicciones tecnológicas comienzan con la automatización. Esto se debe a que:

  • ahorra tiempo y recursos;
  • impulsa mejores decisiones;
  • mitiga el riesgo.

Un claro ejemplo de éxito de este tipo es el Legal Intelligence Advisor (LEIA) de la plataforma de gestión y automatización judicial del SAJ.

Se trata de una novedosa solución virtual que tiene por fin acercar el procesamiento computacional a la manera en que los individuos piensan y se desenvuelven.

En definitiva, se encarga de gestionar los datos clave sobre muchas situaciones similares y con la misma finalidad con el objetivo de proponer ganancias de la automatización en la manera como se gestiona la Justicia, y apoyar a la toma de decisiones.

En pocas palabras, es un asistente virtual legal basado en la Inteligencia Artificial (IA), que es empleado cada vez más dentro de las plataformas para el Poder Judicial, además, busca: 

  • garantizar que los procesos sean más rápidos;
  • un mayor acceso a los órganos de impartición de Justicia sin discriminación alguna;
  • seguridad jurídica a todos los procesos.

Y, gracias a esta, el Tribunal de Sao Paulo, por ejemplo, que es el que tiene mayor flujo de casos en toda Latinoamérica, han podido en un lapso de 3 años:

  • reducir el tiempo en el análisis de datos;
  • interpretación automática de documentos;
  • automatizar tareas repetitivas, lo que permite que los funcionarios se enfoquen en tareas de mayor relevancia y sean más productivos.

En definitiva, en esta sociedad digitalizada debemos conocer cómo optimizar las tareas de los departamentos jurídicos para mantenernos competitivos en un mercado tan cambiante. ¡No se pierda nuestro contenido!

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