Contratos digitales en proyectos de financiación: lo que debe saber

Los contratos digitales son una realidad, que ha nacido a partir de la modernización y, especialmente, recursos como la firma digital.

Y uno de los ámbitos que ha sustituido, en muchos casos, los contratos en papel por contratos digitalizados es el de proyectos de financiación.

Esto con la finalidad de facilitar acuerdos entre instituciones y organizaciones de diferentes regiones, es decir, posibilitando el establecimiento de cláusulas y estipulaciones legales a distancia.

Considerando la importancia de este tema para el área legal e, incluso, para la planificación estratégica de proyectos de financiación, en las siguientes líneas explicaremos a profundidad en qué consiste la digitalización de contratos.

Además, mostraremos cómo se realiza a través de sistemas expertos como el SAFF.

Qué son los contratos digitales

De forma simple, se trata de la versión digital de contratos que tradicionalmente se emitían de forma física.

Además de contratos digitales relacionados con los proyectos de financiación, existen documentos de este tipo asociados con acuerdos laborales, trámites públicos e incluso demandas y otros procesos del Poder Judicial.

Para que estos tengan validez, se emplea la firma electrónica, la cual autentica el documento por parte de los involucrados.

Ventajas de los contratos digitales

Con respecto a los tradicionales, los contratos digitales ofrecen grandes ventajas, como:

• Flexibilidad geográfica: este es quizás el beneficio más importante de los contratos digitales, considerando el mundo globalizado en el cual vivimos. En el caso de un proyecto de financiación, por ejemplo, pueden aprobar acuerdos y participar instituciones internacionales sin que sea necesaria una reunión física con sus representantes.
• Cambios detectables: los archivos digitales son fáciles de rastrear, a la vez que podemos ver su evolución histórica a partir de las modificaciones que se les hicieron. Por ese motivo, si se realiza algún tipo de cambio a un documento, será sencillo detectar cuándo se hizo y quién fue el responsable.
• Disminución de costos: esto no solo a raíz de la posibilidad de evitar el desplazamiento, sino que también se dejan de lado aquellos costos relacionados con las impresiones de los documentos.
• Flexibilidad de almacenamiento: la posibilidad de almacenar un contrato digitalmente brinda flexibilidad a la hora de enviarlo o incluso para realizar consultas, ya que podemos hallarlos con tan solo ingresar su código o nombre, o incluso haciendo búsquedas por fechas u otros parámetros.

Contratos digitales: ¿aplican en proyectos de financiación?

Los contratos digitales son perfectamente aplicables en proyectos de financiación, especialmente en aquellos que son cofinanciados y que cuentan con la participación de instituciones internacionales.

La validez de estos documentos recae, principalmente, en que muchas legislaciones ya reconocen la firma digital como un mecanismo auténtico.

Este es el caso de México, por ejemplo, que cuenta con la Ley de Firma Electrónica Avanzada, que data desde 2012. Otra muestra es Colombia, con la Ley 2069 de 2020, que menciona con claridad la validez de la firma digital.

Cómo gestionar estos contratos de forma óptima

Si bien trae grandes beneficios, la migración a contratos digitales solo será plenamente positiva – y sostenible a largo plazo – si se aplica una buena gestión.

Por eso, lo invitamos a considerar los siguientes consejos:

• Centralizar los documentos;
• Contar con un recurso de firma electrónica para validarlos;
• Disponer de un sistema tecnológico experto para su almacenamiento y gestión;
• Asignar códigos y nombres únicos a cada documento;
• Hacer auditorías eventuales, para asegurarse de que la documentación este en orden y almacenada en los lugares correctos.

En conclusión, la disponibilidad de tecnologías de calidad es fundamental para una óptima implementación de los contratos digitales.

Existen soluciones especializadas en contrato digital, que pueden cubrir sus necesidades de extremo a extremo, desde la emisión hasta el almacenamiento y la gestión.

Es por ello que, para finalizar este post, le explicaremos los beneficios que puede obtener con nuestra solución SAFF.

Conozca el SAFF

Como parte de su misión de proveer software que simplifican y generan valor a la gestión pública, la Justicia y la industria de la construcción, Softplan cuenta con la solución SAFF.

Se trata de una herramienta especializada en la Gestión Financiera de proyectos con financiación externa, que ya tiene 29 años en el mercado.

Entre sus principales funciones asociadas encontramos la generación y almacenamiento de contratos digitales, así como:

• Paneles gestionables;
• Utilización de tecnología Business Intelligence (BI);
• Conversión automática de monedas;
• Sistema de monitoreo accesible a los órganos ejecutores, bancos y equipos de auditoría.

Este tipo de recursos facilitarán la gestión de su proyecto de financiación y le brindarán la transparencia necesaria para una ejecución exitosa.

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