¿Cuáles son las fases de la transformación digital en el ámbito jurídico?

Parte del cambio en las organizaciones jurídicas, ciertamente, pasa por la implementación de las fases de la transformación digital. Pero, más aún, por asumir la necesidad de una optimización radical en el uso de las herramientas de Justicia digitalizada y otros recursos para la gestión de procesos.

La transformación digital ha sido una tendencia imparable en los últimos años, revolucionando diferentes sectores y ámbitos de la sociedad. La Justicia no es la excepción a esta necesidad de cambios, la búsqueda de nuevas tecnologías y mejoras en los procesos permite brindar un servicio más eficiente y accesible a los ciudadanos.

Para conocer esta tendencia y dar un primer paso a su implementación en la ejecución del sistema de leyes en México, exploraremos los conceptos fundamentales, las diferentes fases de la transformación digital aplicadas a la Justicia y el impactado que ha generado en este sector.

Transformación digital en el ámbito jurídico

Se refiere al proceso de adoptar y aplicar tecnologías digitales en los procesos y operaciones legales, con el objetivo de mejorar la eficiencia, la accesibilidad, la transparencia y la calidad de los servicios jurídicos.

También implica la integración de soluciones tecnológicas innovadoras, que permiten la digitalización de expedientes, la automatización de tareas, el acceso a información legal en línea, la colaboración virtual y la optimización de la gestión de casos.

Su puesta en práctica impacta sobre diversos elementos fundamentales en la organización, tanto a nivel cultural, estructural y operativo. En su implementación dentro del Sistema de Justicia de México se han destacado las siguientes áreas de transformación:

• Cultura organizacional: fomentar una mentalidad abierta al cambio, la innovación y la adopción de nuevas tecnologías. Esto implica promover el aprendizaje continuo, colaboración y adaptabilidad a los cambios tecnológicos;
• Estructura organizacional: puede requerir ajustes para facilitar la implementación de la transformación digital. Desde la creación de nuevos roles y departamentos especializados en tecnología, la reasignación de responsabilidades, la adopción de estructuras más flexibles y un modelo de comunicación eficiente;
• Procesos de trabajo: requiere revisar y rediseñar los flujos de trabajo existentes, a fin de identificar las oportunidades de automatización de tareas, eliminar la duplicación de esfuerzos y mejorar la eficiencia operativa;
• Habilidades del personal: para contar con personal capacitado y actualizado en las competencias digitales, podrá ser necesario contratar nuevos talentos o brindar capacitación para el desarrollo en áreas técnicas para el uso de las herramientas, análisis de datos, seguridad informática, inteligencia artificial, entre otros;
• Relación con los usuarios: el impacto en la interacción con los usuarios de la organización, comienza con identificar sus necesidades y expectativas, brindar una experiencia ágil, personalizada y accesible. Además de adaptar los canales de comunicación y servicio con sistemas de gestión mejorados;
• Seguridad y protección de datos: establecer medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de la organización y de los clientes contra amenazas cibernéticas. Esto implica implementar protocolos, políticas de acceso y control de datos, además de asegurar el cumplimiento de las regulaciones y normativas de protección de la privacidad.

5 fases de la transformación digital

Más allá de los esfuerzos para la automatización, las fases de la transformación digital involucran interesantes aspectos con los cuales se hace posible asumir un cambio exitoso y sostenible.

1. Concienciación y capacitación

Esta fase permite comprender la importancia y los beneficios de la transformación digital en el ámbito jurídico. Consiste en informar y consultar a los actores involucrados, como Jueces, Abogados, Personal Administrativo y Funcionarios del Sistema de Justicia, acerca de los planes y necesidades.

A partir de allí, considerar las estrategias y tecnologías disponibles para su aplicación en el sector legal. Para luego, brindar capacitación y actualización de las habilidades para utilizarlas de forma adecuada, comprendiendo su impacto en los procesos legales que desempeñan.

2. Definición de la estrategia y el plan de transformación digital

Se identifican los objetivos, las metas y las áreas de mejora que se desean alcanzar a través de la digitalización. Se definen las acciones y los recursos necesarios para implementar la transformación digital de manera efectiva, también se establecen los plazos para cada etapa del proceso.

3. Transformación de la organización

Implica la reestructuración interna de la organización legal para adaptarse a los cambios tecnológicos. Se revisan los procesos y las operaciones existentes, ajustándolos en función de las capacidades y ventajas que brindan las soluciones digitales.

También requiere una revisión de la cultura organizativa, la gestión del cambio, la reasignación de roles y responsabilidades. Por lo general, las acciones serán dirigidas por un equipo o departamento dedicado a la transformación digital, bien que sean parte de la organización o como profesionales externos especializados en el área de lawtech.

4. Implementación de soluciones tecnológicas

Una vez seleccionadas las soluciones que serán parte del plan de transformación digital, se lleva a cabo el proceso de implementación, garantizando la adecuada integración en los procesos existentes y asegurando su interoperabilidad con el resto de los sistemas.

Esto puede incluir la adopción de software especializado para la gestión de expedientes electrónicos, sistemas de firma digital, plataformas de colaboración virtual, herramientas de inteligencia artificial para el análisis de datos legales, entre otros.

5. Análisis y optimización

Una vez realizada la implementación, es importante el análisis continuo del desempeño y el impacto de la solución en los procesos legales, evaluando su eficacia e identificando áreas de mejora.

Esto permitirá la optimización de los flujos de trabajo, la identificación de puntos de fricción, y la implementación de mejoras adicionales. Asimismo, se monitorean las tendencias y avances tecnológicos para mantenerse actualizado y seguir mejorando la transformación digital en el ámbito jurídico.

Consideraciones finales

La transformación digital en el ámbito jurídico es una realidad imparable que ha llegado para quedarse. Además de la disminución de la brecha tecnológica, su implementación ha generado mejoras significativas en términos de eficiencia, accesibilidad y transparencia.

Sin embargo, no solo se trata de seleccionar soluciones de última tecnología, sino de garantizar una implementación exitosa a través de las fases de la transformación digital. Con el propósito de optimizar algunos de los procesos, y entonces mejorar la eficiencia de los servicios legales por medio de:

• Gestión digital de expedientes;
• Automatización de tareas;
• Trabajo colaborativo y comunicación virtual;
• Portales en línea de acceso a la información legal;
• Gestión digital de solicitudes, procedimientos y audiencias;
• Registro y análisis de datos históricos.

La tarea fundamental es preparar su organización para enfrentar los retos, asumir las fases de la transformación digital en el ámbito jurídico y aprovechar las ventajas que conlleva.

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