¿Para qué sirve el papel en el contexto actual de los procesos legales?

En un mundo cada vez más digitalizado, no está de más preguntarse para qué sirve el papel y por qué aún no se puede hablar de una transición total a trámites con “cero papel”.  

Si ya existen herramientas digitales para una larga lista de gestiones, incluso para el complejo campo de la Justicia, entonces ¿por qué algunas Instituciones y empresas no abandonan totalmente el uso de la papelería? 

Lo cierto es que el papel y la digitalización, en algunos ámbitos, muestran aún señales de cierta dicotomía.

En las Instituciones de Justicia, por ejemplo, el papel es considerado de alto valor para almacenar información. También, como elemento probatorio o evidencia de contratos, acuerdos, sentencias y transacciones de compra y venta. 

Pero todo esto está cambiando a paso acelerado, de la mano de las tecnologías de digitalización.

Entre ellas se encuentran las firmas electrónicas, simples y avanzadas, (que usan sistemas de blockchain); los software para trámites digitales y en general, todas las herramientas de automatización que ofrece la tecnología legal (legaltech).

Legaltech y Lawtech son soluciones disponibles para una amplia gama de procesos, gestiones y trámites legales en América Latina, Norteamérica, Europa y el resto de los continentes.

En este post le explicaremos en detalle cómo montarse en la ola de la digitalización y qué rol sigue cumpliendo el papel en la época digital.

¿Para qué se usa el papel todavía?

El papel y la digitalización son dos mundos muy diferentes. A veces pareciera que son irreconciliables.

• Por un lado, el papel es un material tangible que ha sido utilizado durante siglos para almacenar información. En todas las culturas, y en muchas de las dinámicas de las oficinas y organizaciones, se considera todavía un recurso imprescindible.
• La digitalización, por otra parte, es un proceso que convierte la información en un formato digital. Requiere de la tecnología adecuada para que funcione y también, algunos conocimientos de parte del usuario para emplear y percibir las ventajas de lo digital.

En el pasado, el papel era el único medio para guardar, compartir y autenticar información.

Sin embargo, la digitalización y la implementación de marcos normativos, como las Leyes en México aplicables a las legaltech y el impulso dado a los Gobiernos digitales para la optimización de la Gestión Pública, han transformado favorablemente el panorama en muy poco tiempo. 

Todos estos elementos han contribuido a que la tecnología digital gane día a día más terreno frente al papel. No obstante, a pesar de los avances de la digitalización, las hojas en blanco siguen teniendo su lugar en el mundo para gestiones, trámites y una gran variedad de tareas. 

Hay una serie de razones para ello:

Accesibilidad

La comodidad del papel y el hecho de que siempre pueden estar a mano cuando se necesite, es una de sus mayores ventajas.

Puede ser más cómodo para personas con visibilidad limitada o para quienes prefieran leer en papel antes que en una pantalla digital.

Versatilidad

El papel sigue siendo el medio de elección para algunas tareas, anotaciones, mensajes y labores creativas, como la escritura a mano, el dibujo y la impresión.

Soporte

En los procesos legales y administrativos es cuando se puede entender mejor para qué sirve el papel.

A pesar de que ya existen tecnologías para que las Instituciones de Justicia y el Sistema Jurídico o Administrativo funcionen sin tanto papel de por medio, sobran sus usos como material de soporte:

• Para firmar documentos con rúbrica hecha a mano.
• Para certificar la originalidad del documento con huellas dactilares o sellos húmedos o troquelados.
• Como medio para almacenar información de documentos legales como contratos, testamentos, acuerdos, traspasos, propiedades, declaraciones juradas, facturas, etc.
• Como soporte físico de casos judiciales, entre ellos, sentencias, órdenes y mociones.

Conservación

Aunque un papel se puede deteriorar muy rápidamente en condiciones adversas de humedad, inundaciones, fuego, mal manejo, infestaciones de plagas (como polillas y ratones), también se puede conservar y almacenar información por largo tiempo.

Siempre que existan condiciones favorables para su preservación (como en las bibliotecas, archivos, notarías, entre otros), la información escrita puede ser salvaguardada.

¿Realmente sigue siendo conveniente el uso del papel? 

A esta altura puede estar pensando que mantener una cultura de alto gasto de papel en las organizaciones no es tan mala idea, pero en realidad sí lo es.

Mantener un alto consumo de papeles en las oficinas, industrias, empresas y hogares implica una mayor depredación de los ecosistemas. Esto debido a:

• la tala de árboles;
• el derroche de agua para obtener las fibras de papel;
• la contaminación de los hábitats con químicos industriales;
• y la generación de basura, sin que sea aprovechada o reciclada.

De acuerdo con la ONG Fundación Seres, citada por La Vanguardia, por cada tonelada de papel que es fabricado, se talan 24 árboles. 

Imprimir facturas (en vez de utilizar las facturas electrónicas o evitar su impresión) son otros usos del papel que ya no se justifican. La misma ONG advierte que por cada millón de facturas que se imprimen, se emplean 10 toneladas de madera.

En general, solo usando papel reciclado se puede reducir en 75% o más el empleo de árboles como materia prima.

La importancia de los archivos en el Sistema Legal

Ahora bien, en el Sistema Legal, almacenar información y guardar documentos legales es una prioridad para el sostenimiento de la Justicia y la defensa de los Derechos Humanos. 

El Consejo Internacional de Archivos y el Grupo de Trabajo de Derechos Humanos, en su guía para archiveros y gestores de documentos, advierten que toda información o archivo, independientemente del formato, debe estar debidamente resguardado como “soporte de derechos y prestaciones”. 

Para ello, recomiendan seguir pautas y estándares internacionales como:

• Las normas ISO 15.489 y la serie 30.300: ofrecen la creación y gestión sistemática de archivos, basándose en el Sistema de Gestión de Documentos (SGD).
• La norma ISO 16.175: aplica en los entornos digitales y permite estandarizar las oficinas electrónicas. Establece los principios internacionales que rigen el uso de los software de información digital.

Resguardar la información para que se conserve por años —de manera confiable, segura y accesible— en las instancias pertinentes como los archivos públicos, notarías y registros, es una labor clave en el campo de la Justicia.

En papel o en digital, almacenar información es importante para que, por ejemplo, los jueces y abogados puedan hacer su trabajo. 

Sin embargo, en el sistema legal actual, el papel es considerado un elemento valioso para la redacción de cartas, memorandos y acuerdos. Que sean escritos en papel, otorga a esta información un carácter oficial, siendo interpretado como una forma más segura de comunicar algo. 

La digitalización como base de la optimización

Con el mejoramiento de las tecnologías digitales, la ciberseguridad y los avances de la conectividad, la digitalización es una gran solución.

En el caso de la Justicia en México, la tecnología legal ha sido clave para optimizar y agilizar las tareas en instancias como los Juzgados, Tribunales y bufetes de abogados. 

Las nuevas tecnologías, como los software especializados para las Instituciones de Justicia, ayudan en todo el mundo a optimizar procesos y trámites, con ahorros significativos de tiempo y dinero.

También, permiten poner a disposición de la ciudadanía servicios en línea, muy útiles y efectivos, como las plataformas de Gobierno Digital. 

De paso, la digitalización contribuye a la sostenibilidad ambiental, permitiendo sustituir los usos del papel con soluciones digitales y ecológicas.

¡Llegó la hora de optimizar sus procesos!

La dicotomía entre para qué sirve el papel y la digitalización es un tema complejo que plantea una serie de desafíos y oportunidades.

Ambos medios tienen sus ventajas y desventajas, y la mejor opción para cada persona u organización dependerá de sus necesidades específicas.

La digitalización ofrece beneficios como:

• la facilidad de acceso a la información;
• la posibilidad de compartirla de forma rápida y sencilla
• y la reducción del espacio físico necesario para almacenarla. 

El papel, por otra parte, es un material físico que se puede tocar y sentir, lo que lo hace más atractivo para algunas personas.

Llegamos al final. Esperamos haber respondido todas sus dudas.

Si está pensando en soluciones digitalizadas y automatizadas, el Software de Automatización Judicial SAJ es una herramienta legaltech que debe conocer.

Le invitamos a descubrir esta potente herramienta y su uso práctico para reducir problemas como la sobrecarga procesal en las Instituciones de Justicia.

¡No se lo pierda!