¿Cómo hacer el seguimiento de los plazos procesales?

Uno de los aspectos fundamentales para garantizar la eficiencia y la equidad en la administración de Justicia es el seguimiento de los plazos procesales en acciones legales como demandas, presentación de pruebas y ejecución de sentencias.

El cálculo de estos plazos depende de diferentes variables, entre ellas la jurisdicción (penal, civil, social, contencioso–administrativo), el tipo de proceso, la decisión del magistrado y los lapsos estipulados en la legislación vigente.

En la actualidad, abogados y funcionarios de las Instituciones de Justicia utilizan software de gestión judicial y otras herramientas tecnológicas para automatizar el cómputo de los plazos procesales, reduciendo la posibilidad de errores.

Pero, ¿qué son los plazos procesales y por qué es tan importante monitorizarlos? A continuación, profundizaremos en este interesante concepto legal y los mejores consejos para hacer un seguimiento efectivo.

¿Qué son los plazos procesales?

Tal y como su nombre lo indica, los plazos procesales son los períodos de tiempo en los que deben ejecutarse determinadas acciones legales para garantizar la continuidad del procedimiento jurídico y evitar su extinción (perención).

El concepto plazo procesal no debe ser confundido con la expresión término procesal, la cual hace referencia a la fecha límite impuesta para efectuar el acto judicial (generalmente un día antes de su prescripción).

En este sentido, a diferencia de lo que ocurre con el término procesal, las partes disponen hasta el último momento de los plazos procesales para realizar las acciones pertinentes, como la presentación de pruebas o la contestación de demandas, por ejemplo.

Sin los plazos procesales, los casos pueden prolongarse indefinidamente, perjudicando los intereses de los involucrados, por lo que es obligatorio cumplir con los lapsos establecidos por el tribunal para cada una de las etapas del procedimiento.     

Sin embargo, no todos los plazos procesales determinados por la corte son iguales, dado que es posible clasificarlos en:

• Legal: Fijado por la ley.
• Judicial: Señalado por el magistrado o juez, con auxilio de la legislación.
• Convencional: Establecido por acuerdo entre las partes.
• Individual o particular: Inicia en el momento en que la parte afectada es notificada.
• Común: Comienza en simultáneo para los involucrados desde la última notificación.       
• Prorrogable:Con posibilidad de extenderse por razones específicas.
• Improrrogable: No prorrogable, salvo situaciones de fuerza mayor.
• Fatal: Sin extensiones permitidas en ninguna circunstancia.
• Perentorio: Caduca el derecho, una vez vencido, sin precisar la intervención del juez o la contraparte.
• No perentorio: Exige la acción de la parte contraria para producir el cese.

Igualmente, estos plazos de Justicia pueden ser clasificados tomando en cuenta el tiempo disponible para ejecutar los actos (días, meses o años) y si se trata de días hábiles (no incluye festivos) o no hábiles (sin excepción por feriados).

Importancia de hacer seguimiento a los plazos procesales

Es esencial que los involucrados en un procedimiento jurídico conozcan los plazos procesales, pues su incumplimiento puede acarrear consecuencias negativas, como la extinción de la causa en las situaciones más graves.

Los plazos procesales en la Justicia facilitan que los casos se desarrollen de forma ordenada y eficiente, asegurando que las partes dispongan de tiempo para preparar y presentar oportunamente sus pruebas y argumentos.  

De esta manera, los plazos procesales garantizan la equidad, evitan la dilación indefinida de los procedimientos y los costos asociados a los mismos, contribuyen con la seguridad jurídica y protegen el derecho a la defensa.

¿Cómo hacer el seguimiento de plazos procesales?

Hacer el seguimiento de los plazos procesales puede ser un reto, incluso para los funcionarios y profesionales de mayor experiencia, ya que dependiendo de la jurisdicción, el tipo de procedimiento y las leyes, los lapsos pueden variar.

Por ello, preparamos para usted una serie de prácticas y sugerencias para tener en cuenta a la hora de elaborar el cronograma de los plazos procesales de los casos que se encuentran bajo su responsabilidad:

1. Identifique los plazos

Verifique la legislación y las disposiciones del tribunal para identificar con precisión la duración de los plazos procesales. Asimismo, consulte regularmente el estado del caso para anticiparse a cambios e imprevistos.

2. Utilice un software de gestión judicial

Una de las formas más eficaces de hacer el seguimiento de los plazos procesales es utilizar un software de gestión judicial, como el SAJ, la solución digital para entornos jurídicos desarrollada por Softplan.

SAJ funciona como un sistema único que puede ayudarle tanto con el cálculo de los plazos procesales como con la administración de notificaciones, la incorporación de fallos en expedientes digitales y el encriptado de datos sensibles.

Los software de gestión judicial están sustituyendo a los calendarios tradicionales y electrónicos, dado que además de incorporar esta herramienta, incorporan otras funcionalidades asociadas a la digitalización de procesos.   

3. Elabore un sistema de archivo organizado

Las bases de datos jurídicas pueden ser un gran aliado, o un verdadero desafío si no están debidamente organizadas. La implementación de nuevas tecnologías permite archivar y etiquetar información relevante, garantizando el acceso rápido y seguro.

4. Automatice las notificaciones

Este es otro punto importante en el que los software de gestión judicial resultan muy beneficiosos, ya que facilitan la automatización de notificaciones o recordatorios sobre las distintas partes del proceso y eventos importantes como las excepciones procesales.

5. Mantenga un registro del caso

Prepare un informe digital o manual de las acciones relacionadas con el caso para comprobar el cumplimiento de las etapas previstas, las fechas de los plazos procesales y los eventos posteriores.   

La transformación digital en la Justicia

Las nuevas tecnologías desempeñan un papel cada vez más valioso en las Instituciones de Justicia y su transformación digital. De acuerdo con el informe “The 2022 Future Ready Lawyer Survey”, realizado por la empresa Wolters Kluwer, el 63% de los abogados desean aumentar su inversión en recursos tecnológicos para respaldar el trabajo legal.

El motivo es que los programas informáticos pueden ser de gran ayuda para funcionarios del Poder Judicial y profesionales del Derecho, aumentando la productividad, minimizando errores y promoviendo la transparencia en todas las etapas del sistema.

Como hemos visto, prueba de ello son las funcionalidades de los software de gestión para optimizar el seguimiento de los plazos procesales.

¿Está listo para incorporar esta tecnología? Descubra más sobre el SAJ, la solución digital de Softplan diseñada para los profesionales del Derecho.