Proceso de business intelligence: Del dato a la acción en el sistema judicial

En un mundo donde las nuevas tecnologías facilitan la captación y comparación de datos en poco tiempo, el proceso de business intelligence (BI) es un valioso recurso para el análisis de la información y la toma de decisiones estratégicas.

Pero, ¿qué es business intelligence? También conocido como inteligencia de negocios o inteligencia empresarial, hace referencia a las herramientas y técnicas utilizadas para examinar grandes cantidades de datos. 

Con la implementación efectiva del proceso de business intelligence es posible realizar un estudio comparativo tomando como referencia información nueva y antigua, para identificar patrones o generar modelos predictivos.

El hecho de que el proceso de business intelligence implique el uso de tecnologías en la nube y software especializados, permite estructurar la información y presentarla de forma útil y comprensible para el usuario.

Aunque se suele asociar el proceso de business intelligence con el entorno empresarial, la versatilidad de este sistema de trabajo favorece su aplicación en otros campos, como el de la Justicia, ámbito en el que nos centraremos a lo largo de este artículo.

El proceso de business intelligence: de los datos a la acción en la Justicia

En el sistema de Justicia, el proceso de business intelligence es un poderoso aliado para optimizar los procedimientos legales, promover la transparencia en la gestión de casos y la toma de decisiones basadas en el análisis de datos.

El business intelligence puede aplicarse en el seguimiento de procesos y sentencias en bases de datos jurídicas, la valoración de estadísticas asociadas con el desempeño de jueces y abogados, y la detección de áreas problemáticas.

Los software de gestión judicial, como SAJ, son herramientas que forman parte del proceso de business intelligence en el ámbito de la Justicia, funcionando como un sistema único con capacidad para digitalizar, encriptar y hacer seguimiento de archivos.

En el caso específico de SAJ, el programa también impulsa la digitalización de procesos desde el registro de petición, el envío de la orden judicial, la realización de la audiencia virtual y la incorporación de fallos al expediente digital.   

Los software de gestión judicial igualmente pueden utilizarse en la administración de excepciones procesales, en causas en las que es preciso probar la relación profesional con el acusado, mediante contratos digitales con validación de firma digital.

¿Cómo se aplica el business intelligence en el sistema judicial?

Las etapas del proceso de business intelligence se dividen en cuatro: exploración y extracción de datos, análisis de la información, estructuración y presentación de conclusiones relevantes (visualización).

En este sentido, cuando se trata de aplicar el business intelligence en el contexto del sistema judicial deben cumplirse las mismas fases, para garantizar la automatización de los procesos y la reducción del tiempo de trabajo. A continuación, las vemos en detalle.

1. Exploración y extracción de datos

Como en todo proceso de business intelligence, el primer paso es recopilar los datos que serán sometidos a análisis. Para ello, es preciso explorar las diferentes fuentes y extraer la información pertinente.

Para los profesionales del Derecho, esta etapa puede incluir la revisión de bases de datos jurídicas o gubernamentales, evidencia digital, testimonios de testigos, registros judiciales, estadísticas, casos, sentencias e información demográfica.

Asimismo, dependiendo del objeto de estudio, es posible incluir elementos como información sobre magistrados y abogados, duración de los procesos desde el inicio hasta su resolución, rastreo de expedientes y costos asociados, entre otros.   

2. Análisis de la información

Culminada la primera fase, es necesario analizar la información mediante la implementación de herramientas informáticas de gestión, minería de datos y técnicas estadísticas. 

Para facilitar la evaluación, los analistas pueden incluir KPIs (Indicadores Clave de Desempeño), el histórico de datos (cifras, estadísticas) y las diferentes variables que permitirán crear modelos predictivos e identificar tendencias.

Con estos recursos en el sistema judicial es posible optimizar la detección de comportamientos delictivos (patrones), la medición de la efectividad de las políticas judiciales, la valoración de evidencias y la señalización de casos urgentes.

3. Estructuración de datos  

La información previamente recopilada y analizada tiene que ser estructurada de preferencia en tablas vinculadas entre sí, para lo cual se utilizan sistemas de gestión de datos conocidos como Data Warehouse o Almacén de Datos.

Esta tecnología puede esquematizar los datos en tablas e informes, estandarizando la información en un formato de fácil compresión, sin perder su integridad y eliminando elementos duplicados.   

Con la implementación de un Data Warehouse en el proceso de business intelligence, los usuarios autorizados en el ámbito judicial tendrán acceso a datos integrados sobre casos, sentencias, expedientes en curso, fechas clave, funcionarios y otros.

Tenga presente que para asegurar la eficiencia del Data Warehouse es indispensable actualizar los datos suministrados periódicamente, usando para ello soluciones en la nube que mejoren la capacidad de almacenamiento.

4. Presentación de conclusiones relevantes

Una vez estructurada la información, es momento de presentar los resultados al equipo de trabajo. Estos datos son esenciales para toma de decisiones efectivas, basadas en hechos comprobados.

En el Poder Judicial, los magistrados, jueces, abogados y funcionarios del sistema pueden utilizar los informes para revisar procedimientos legales, identificar las mejores estrategias legales, desarrollar nuevas políticas judiciales y obtener referencias.

Beneficios de utilizar business intelligence para la toma de decisiones en el ámbito judicial

Emplear el proceso de business intelligence para la toma de decisiones en el ámbito judicial entraña diferentes beneficios para las partes involucradas en procedimientos legales. Entre ellos destacan:

• Reduce el tiempo de trabajo: La automatización permite minimizar las tareas asociadas con los procesos en curso y el estudio de estadísticas.
• Optimiza la seguridad de datos sensibles: Las herramientas informáticas usadas en la business intelligence cuentan con elementos de autenticación personal y cifrado de comunicaciones, para resguardar la información.
• Facilita el trabajo en equipo: Los recursos tecnológicos integrados en el sistema favorecen la comunicación entre los miembros del equipo y el acceso a expedientes, independientemente de la ubicación de los usuarios.
• Minimiza los errores: La automatización de procesos y la incorporación de programas informáticos supone una reducción de errores y omisiones, así como también una mayor eficiencia y transparencia.
• Impulsa la toma de decisiones basadas en datos: Los informes generados por la business intelligence poseen carácter objetivo, lo que facilita la toma de decisiones justas basadas en información real. 

En la actualidad el proceso de business intelligence es un aliado indispensable para promover la eficiencia y la trasparencia del sistema jurídico.

Desde la recopilación de datos hasta la toma de decisiones, esta poderosa herramienta es sin duda el presente y el futuro del Poder Judicial.

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