Gestión de expedientes digitales: 7 buenas prácticas a considerar

Desde hace bastante tiempo las carpetas físicas fueron sustituidas o respaldadas casi en su totalidad por los archivos digitales. Aun así, la buena gestión de un expediente digital no dista mucho de las prácticas tradicionales, en cuanto a los beneficios que brinda.

En ese sentido, la optimización de procesos en las organizaciones depende en gran medida de la gestión eficiente de documentos. Este aspecto adquiere un significado mucho mayor en el ámbito legal, donde la fidelidad, confidencialidad y seguridad son prioritarias.

La evolución de las tecnologías, como la aparición de los sistemas expertos, ha permitido el surgimiento de nuevas metodologías que agilizan los procesos, mejoran la organización de la información y fomentan la colaboración entre los equipos de trabajo. Todas ellas, aplicables a la gestión de un expediente digital.

Conozca las recomendaciones de los expertos y las mejores prácticas para alcanzar la gestión óptima de los expedientes digitales.

¿Qué es un expediente digital?

En principio, el expediente digital es una versión electrónica de los tradicionales expedientes en papel, conformado por un conjunto de documentos y archivos digitales relacionados con un caso, proyecto o trámite en particular.

Así, un expediente digital suele contener documentos de texto, imágenes, audios, videos, correos y otros tipos de archivos relevantes para un caso. Elementos que pueden ser de extrema importancia en distintos procesos del Poder Judicial.

Su correcta gestión se basa en el almacenamiento, organización y acceso seguro de estos documentos electrónicos, a través de diferentes tecnologías y herramientas especializadas para centralizar la información, facilitar la búsqueda y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.

Ventajas de trabajar con expedientes digitales

La adopción de un sistema de gestión de expediente digital conlleva numerosas ventajas para las Instituciones de Justicia. A continuación, destacaremos algunas de las más relevantes:

• Ahorro de espacio físico: La eliminación de los archivos en papel reduce la necesidad de lugares de almacenamiento, permitiendo un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles en la organización.
• Acceso rápido y sencillo: Un expediente digital se encuentra disponible de forma instantánea, lo que facilita las tareas de consultar y acceder a la información desde cualquier ubicación, agiliza los procesos y mejora la eficiencia de los equipos de trabajo.
• Mayor seguridad y confidencialidad: Una gestión eficiente de expedientes digitales conlleva establecer permisos y restricciones de acceso, garantizando la confidencialidad de la información sensible. Además, permite la creación de copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos.
• Colaboración y trabajo en equipo: Permiten a los miembros del equipo trabajar de manera colaborativa en tiempo real, facilitando la comunicación, la compartición de información y la toma de decisiones conjuntas.
• Cumplimiento normativo: Al usar formatos estandarizados, la digitalización de los expedientes ayuda a cumplir con las normativas y regulaciones vigentes en materia de gestión de documentos, conservación de datos y protección de la privacidad.
• Sostenibilidad ambiental: La eliminación del papel contribuye a la reducción del impacto ambiental, disminuyendo el consumo de recursos naturales y evitando la generación de residuos.

6 consejos para optimizar la gestión de expedientes digitales

Sin duda, cada entidad, departamento u organización debe satisfacer sus necesidades de información de acuerdo con los objetivos de su planificación estratégica.

Pero además, atender las solicitudes de terceros, lo que hace indispensable optimizar las áreas fundamentales de la gestión de expedientes digitales: generación de documentos, consulta y resguardo.

Para ello, resulta fundamental tomar en consideración los siguientes consejos para la gestión de expedientes digitales:

1. Establezca una clara estructura organizativa

Defina una estructura jerárquica para clasificar y organizar los expedientes digitales de manera coherente y lógica. Utilice categorías, subcategorías y etiquetas para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.

Incluso con el uso de soluciones tecnológicas, asegúrese de que la nomenclatura de identificación de formatos y documentos sea eficiente, diferenciable y fácil de entender.

2. Digitalice los documentos de manera adecuada

En caso de requerirlo, asegúrese de digitalizar los documentos con la mejor calidad, de forma inmediata y con la mayor fidelidad posible respecto al original. Cuide el uso de formatos estándar para garantizar su legibilidad a largo plazo y respaldar su recuperación y consulta con identificadores adecuados y palabras claves.

3. Seleccione un software de gestión de expedientes

Lograr una verdadera transformación digital en el área legal no solo implica la utilización del expediente digital, sino además emplear las herramientas tecnológicas adecuadas para su correcta gestión.

La implementación de un software especializado, como la solución SAJ, permite simplificar y agilizar la gestión de expedientes digitales. Esto es así gracias a sus funcionalidades específicas para la organización, indexación, búsqueda y visualización de los documentos, además de sus herramientas de colaboración y seguimiento.

4. Establezca permisos y restricciones de acceso

Además de proteger la confidencialidad de los expedientes, es fundamental velar por la correcta asignación de permisos de acceso, de acuerdo con los roles y niveles de autorización, según las responsabilidades y necesidades de cada tipo de usuario o miembro del equipo.

5. Implemente medidas de seguridad informática

Garantizar la protección de los expedientes digitales contra amenazas cibernéticas es crucial. Para ello, debe promover el uso de firewalls, antivirus, sistemas de detección de intrusos y cifrado de datos para salvaguardar la información y prevenir accesos no autorizados.

También es de suma importancia contar con copias de seguridad automatizadas y periódicas.

6. Capacite y sensibilice a su equipo y otros usuarios

Además de las habilidades tecnológicas para el manejo de las soluciones de gestión como el SAJ, los profesionales del Derecho deben experimentar un cambio cultural y de hábitos.

Esto significa capacitar a los equipos de trabajo en el empleo adecuado de las herramientas y promover una cultura de seguridad informática y buenas prácticas de gestión.

Gestione sus expedientes con el SAJ

La tecnología SAJ posibilita optimizar la gestión de expedientes digitales a través de una amplia gama de funcionalidades diseñadas para integrar todas las actividades vinculadas a los procesos judiciales en un único sistema.

La implementación del SAJ permite a las organizaciones de Justicia beneficiarse de una mayor automatización, eficiencia en los flujos de trabajo y seguridad en la gestión de cada expediente digital.

En suma, conduce a una mayor calidad de los procesos, al paso que asegura la integridad y confidencialidad de la información.

Considerando sus funcionalidades para el registro, consulta, acceso, emisión de notificaciones y órdenes judiciales, analíticas y gestión de audiencias virtuales, se ofrece como la solución ideal en la optimización de los Procesos Judiciales y la atención ciudadana.

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