Software para despachos jurídicos: ¿cómo prepararse para su implementación?

La implementación de la tecnología en el mundo jurídico conocida como legaltech, está transformando el trabajo de los abogados y todos los profesionales pertenecientes al sector legal, en donde el uso de herramientas como un software para despachos jurídicos, es una de las tendencias actuales que está marcando una diferencia en la agilización de los procesos judiciales.

En este sentido, el sector legal está pasando de manejar todos los componentes de un proceso judicial de forma manual, a hacerlo de una forma digitalizada y automatizada, permitiendo a los abogados mejorar su productividad en la gestión de dichos procesos.

A continuación, le mostraremos qué puede hacer un software para despachos jurídicos, cómo prepararse para su implementación, los beneficios que puede aportarle y las funcionalidades de esta herramienta.

¿Qué es un software de despachos jurídicos?

Un software para despachos jurídicos es un programa diseñado específicamente para abogados. Con el propósito de proporcionar las herramientas estratégicas, metodológicas y tecnológicas necesarias para gestionar la información legal en un único espacio digital accesible de forma remota por Internet.

Al utilizar este tipo de software, se logra agilizar el seguimiento de procesos judiciales y el control de expedientes jurídicos, lo cual puede resultar más lento de llevarse a cabo de forma convencional.

Como resultado, los despachos jurídicos pueden aumentar su rentabilidad gracias a una mejora significativa en la optimización del tiempo y la productividad de los abogados.

¿Cómo prepararse para implementarlo?

Implementar un software para despachos suele requerir una inversión de tiempo necesaria para la correcta planeación de dicha implementación, en donde establecer una serie de pasos a seguir como los que le mostramos a continuación, sería lo más adecuado.

Evalúe sus necesidades

En el proceso de implementar un software legal, es crucial que el estudio comience por evaluar sus necesidades. Esto implica involucrar a varias partes interesadas, incluyendo al abogado general, miembros del personal y clientes, para estudiar las necesidades y deseos específicos del departamento legal.

Defina los motivos de uso

Otro aspecto importante a considerar son los motivos de uso que se harán del software. De esta manera, podrán definir si necesitan un software para uso interno, externo, o ambos. Además, la selección del software también debe basarse en la cantidad de miembros del equipo, su modalidad de trabajo y el presupuesto disponible.

Organice la información

Para aprovechar al máximo una herramienta como un software legal, también es necesario organizar la información para cargarla luego al sistema y poder obtener todos los beneficios que este tiene para ofrecer.

En este sentido, es importante considerar la migración del sistema actual (si ya se cuenta con alguno) a la plataforma nueva, y cómo se gestionarán los datos una vez que se decida cambiar de proveedor o actualizar.

Lograr los objetivos del estudio en cuanto al uso del sistema, requerirá contar con información precisa y actualizada sobre los procesos judiciales que se están llevando a cabo actualmente.

Establezca roles

Es fundamental asegurarse de que los abogados tengan roles, responsabilidades y permisos bien definidos y apropiados al implementar un software para la gestión legal, ya que si estos no están definidos adecuadamente, podrían surgir problemas relacionados con la seguridad o el cumplimiento más adelante.

La nueva herramienta debe ser fácilmente accesible y manejable para todos los miembros del equipo, para que así cumpla con el objetivo de simplificar las tareas diarias, reducir la revisión manual y agilizar los procesos relacionados con los clientes y los casos legales.

Entrene al equipo

En los primeras días de la implementación del software, es común que los despachos jurídicos enfrenten dificultades para adaptarse, por lo que es crucial que la firma dedique recursos para capacitar y educar a los abogados sobre el nuevo software legal, esto ayudará a indicar los detalles y pormenores del software al equipo y los demás miembros del personal.

Es importante tener en cuenta que todos está aprendiendo algo nuevo y que es posible que haya algunos contratiempos iniciales. Sin embargo, con el soporte adecuado de un proveedor de software legal, la transición puede ser más fluida.

Además, es fundamental que los clientes estén informados sobre los próximos cambios con cualquier asunto que sea de su interés durante el proceso de migración.

Intégrelo en la cultura

Para lograr una adopción exitosa de una herramienta de este estilo, es fundamental que se priorice su uso y se incorpore en la cultura organizacional, con lo cual, es crucial que los usuarios comprendan los beneficios a largo plazo que aportará la herramienta.

Beneficios de un Software para despachos jurídicos

La transformación tecnológica del sector jurídico está dando lugar a lo que se conoce como Justicia digital, en donde herramientas como un software para despachos jurídicos, están proporcionando los siguientes beneficios:

1. Permite la automatización de procesos

Uno de sus principales beneficios es la automatización de procesos clave, como el control de expedientes, la actualización de los juicios, el cobro a clientes de forma masiva y la facturación electrónica.

Al utilizar un software para despachos, se puede acceder a información valiosa en tiempo real y controlar diversos aspectos de la gestión legal de manera remota, sin necesidad de estar constantemente utilizando un dispositivo electrónico, ya que el sistema se encarga de dichos procesos gracias a su conexión a Internet, lo cual hace que se mantenga sincronizado en todo momento con los portales judiciales.

2. Aumenta la rentabilidad

Al emplear herramientas de software para optimizar las actividades del despacho, se puede dedicar más tiempo para dedicar a tareas complejas relacionadas con los proyectos judiciales de los clientes.

En el pasado, actividades como la revisión constante de casos judiciales para estar al tanto de cualquier novedad o actualización consumían muchas horas de trabajo.

Sin embargo, al agilizar estos procedimientos con la ayuda de un software jurídico, se puede disponer de más tiempo para actividades más productivas, como la preparación de argumentos o la elaboración de documentos, lo que se traduce en un aumento de la productividad y, por lo tanto, de la rentabilidad.

3. Mejora la colaboración

Los programas de software jurídicos promueven la colaboración entre abogados al permitir la gestión de flujos de trabajo y la integración de otros usuarios a través de la plataforma en línea.

Estos usuarios pueden ser gerentes legales, socios, consultores, clientes o cualquier otro miembro del equipo que necesite participar en el proceso de gestión de casos y expedientes.

4. Optimiza el trabajo remoto

Los mejores software para despachos que existen funcionan a través de Internet y conectados a la nube, lo cual permite el acceso a ellos en cualquier momento del día, desde cualquier dispositivo como laptop, PC, smartphone o tablet, y desde cualquier lugar.

De esta forma, los abogados pueden seguir trabajando en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo, lo que les brinda una mayor flexibilidad y movilidad.

5. Permite una mejor toma de decisiones

Estas herramientas ofrecen una visión completa y detallada del rendimiento de la firma, así como de cada abogado en particular, a través de la medición detallada de indicadores clave de desempeño (KPI).

De esta manera, podrá analizar de manera profunda y detallada el funcionamiento del despacho, identificando áreas de mejora, procesos ineficientes, así como la optimización de los recursos.

Con estos datos, estará en una posición favorable para tomar mejores decisiones y elaborar planes de acción más eficientes en aras de mejorar la rentabilidad y productividad de la firma.

Qué puede hacer con este software

Las principales funcionalidades que un software para despachos jurídicos puede ofrecerle a usted y a su equipo son:

1. Consultar expedientes a través de internet

La consulta de expedientes por Internet es una de las funcionalidades más relevantes de un software para despachos jurídicos, debido a que facilita el acceso a la información legal para que todos los miembros del equipo (abogados, socios, gerentes generales, clientes, etc.) puedan examinarla desde un solo lugar.

2. Seguir los procesos judiciales

Monitorear los procesos judiciales y llevar un control de ellos en ocasiones es una tarea difícil, y un software para despachos jurídicos proporciona mayor agilidad y organización a este trabajo a través de internet.

La herramienta tiene la capacidad de permitir el acceso automatizado a las páginas de tribunales de países distintos, para que de esta manera los abogados puedan seguir y consultar los procesos judiciales desde un mismo panel de trabajo y vía online.

3. Gestionar los flujos de trabajo

Otra funcionalidad importante de un software legal es la gestión de los flujos de trabajo, debido a que le permite al abogado automatizar y organizar el seguimiento de las tareas jurídicas, tanto grupales como individuales, de todos los miembros del equipo.

Esta función del software permite:

• el establecimiento de fechas límites;
• la asignación de responsabilidades tareas entre los miembros;
• el establecimiento de eventos y recordatorios;
• la fijación de tareas;
• la generación de reportes;
• compartir documentos.

4. Fiscalización de abogados

La fiscalización en el trabajo legal es importante ya que permite la revisión de las actividades externas e internas de los abogados para asegurar el cumplimiento de las normativas y especificaciones referentes al caso de estudio.

Contar con un software jurídico le permitirá determinar el origen de las ineficiencias y/o errores de las operaciones para su corrección, garantizando así que el trabajo de los abogados, además de resultar más diligente, también sea transparente.

La implementación de un software para despachos jurídicos es una decisión importante que requiere una preparación correcta, la evaluación de los requisitos específicos de su firma y la elección del software adecuado.

Además, es necesario que los miembros del equipo estén capacitados y preparados para usar el nuevo software, así como el establecimiento de roles y permisos convenientes.

Entre las funcionalidades más importantes de esta herramienta destacan la consulta remota de expedientes judiciales y la gestión de flujos de trabajo, ya que pueden mejorar significativamente la eficiencia y transparencia de las operaciones de su despacho.

Por último, el metaverso es otro aspecto relacionado con la tecnología y la digitalización que tendrá un gran impacto en el ámbito judicial. Le recomendamos este contenido para que conozca cuáles serán las implicaciones de este mundo digital en el universo jurídico.